Docata ist ein webbasiertes Online-Verwaltungssystem zur Erfassung aller Doktoranden der Universität Erfurt.
Die erhobenen Daten werden für hochschulinterne Zwecke wie Einschreibung, Verwaltung im Annahmeverhältnis, Prüfungsverwaltung, Stipendienverwaltung, Verwaltung der Mitgliedschaften in Promotionsprogrammen (z.B. EPPP), Koordinierung von Qualifizierungsmaßnahmen, Wahlen, für das Bibliothekswesen sowie die Vergabe von Rechten innerhalb des Universitätsrechen- und Medienzentrums und für Zwecke der Bundes- und Landesstatistik benötigt.
In anonymisierter Form wird ein Teil der erhobenen Daten an das Statistische Landesamt übermittelt. Die Aufbewahrungsfristen der Daten sind im § 4 der „Thüringer Verordnung zur Erhebung personenbezogener Daten der Studienbewerber, Studierenden und Prüfungskandidaten der Hochschulen des Landes” vom 10.11.1992 geregelt. Hiernach darf die Universität den Familien- und den Vornamen, das Geburtsdatum, die Anschrift, den Studiengang, die Matrikelnummer sowie das Datum der Einschreibung und der Exmatrikulation 40 Jahre automatisiert verarbeiten. Alle sonstigen personenbezogenen Daten in automatisierten Dateien, die Sie für diese Immatrikulation abgegeben haben, werden zwei Jahre nach Exmatrikulation gelöscht. Die Daten von Personen, die nicht immatrikuliert werden, sind nach zwei Jahren zu löschen.
Die Daten werden in einer automatisierten Datei (Doktorandenverwaltungsprogramm „Docata“) gespeichert und gemeinsam von der jeweils zuständigen Struktureinheit und dem Referat für Forschung und wissenschaftlichen Nachwuchs verarbeitet (wechselseitige Übermittlung).
Rechtsgrundlagen der Datenerhebung und –verarbeitung sind:
- Thüringer Datenschutzgesetz vom 29.10.1991 (GVBl. S. 516),
- Immatrikulationsordnung der Universität Erfurt in der jeweils geltenden Fassung,
- Thüringer Verordnung zur Erhebung personenbezogener Daten der Studienbewerber, Studierenden und Prüfungskandidaten der Hochschulen des Landes vom 10.11.1992 (GVBl. S. 572),
- Hochschulstatistikgesetz vom 02.11.1990 (BGBl. I S. 2414),
- § 10 Abs. 2 Thüringer Hochschulgesetz (ThürHG) vom 21. Dezember 2006 (GVBl. S. 601) und § 4 Thüringer Hochschulgebühren- und -entgeltgesetz (ThürHGEG) vom 21. Dezember 2006 (GVBl. S. 644), zuletzt geändert durch das Thüringer Gesetz zur Änderung des Hochschulzulassungs- und – zugangsrechts vom 16. Dezember 2008 (GVBl. S. 539)
Die Weiterleitung von Einzelangaben ohne Nennung von Namen und Anschrift durch die Statistischen Ämter und die erhebende Universität an die fachlich zuständigen obersten Bundes- und Landesbehörden sowie an die von diesen bestimmten Stellen und Personen auf Verlangen ist jedoch zulässig. Ebenso gilt dies, sofern es ohne Gefährdung der Geheimhaltung möglich ist durch die Statistischen Ämter für wissenschaftliche Zwecke. Von der Universität dürfen Ihre Angaben für verwaltungsinterne Zwecke auch mit Namen und Anschrift verwendet werden. Die Verpflichtung zur Geheimhaltung gilt auch für die Stellen und Personen, denen Einzelangaben weitergeleitet werden.
