Universität Erfurt

Datenschutz

Datenschutz im Büroalltag

Grundlegende Sicherheitsregeln

Personenbezogene Daten werden in der Universität an nahezu allen Stellen verarbeitet. Mit einfache Maßnahmen lässt sich aber die Datensicherheit entscheidend erhöhen.

Niemals Ihre persönlichen Logindaten an andere Personen (auch nicht an KollegInnen oder Vorgesetzte) weitergeben. Sicheres Passwort verwenden.

Schliessen:

  • Beim Verlassen Ihres Büros immer die Tür verschließen
  • Schlüssel zum Büro, Schreibtisch oder Schrank sicher verwahren und nicht mit Anhängern kennzeichnen, wofür der Schlüssel gedacht ist.
  • Unterlagen mit personenbezogenem Inhalt bei Abwesenheit einschliessen (Clean-desk-policy)
  • Bildschirm sperren (WindowsTaste + L)

Webseite:

  • Personaldaten: keine Hinweise auf Urlaub/Mutterschutz/Krankheit bei längerer Abwesenheit
  • Foto: Bildrechte beachten, nur mit Einwilligung
  • Vorsicht bei Verwendung von kostenlosen Angeboten (GoogleAnalytics, kostenlose Plugins wie Feedreader, Videoplayer):  diese kosten immer "Daten"
  • keine Prüfunglisten mit Matrikelnummer

E-Mail:

Keine automatisierte Weiterleitung von dienstlichen Mails an private Mailaccounts!

Faxgeräte:

  • Vor Absendung ist die Richtigkeit der eingegebenen Nummer zu überprüfen.
  • Kein Versand von besonders vertraulichen Sendungen (z.B. sensible personenbezogene Daten)
  • Gerätaufstellung so, dass Unbefugte keine Kenntnis vom Inhalt eingehender oder übertragener Schreiben nehmen können.
  • Bei Gerätweitergabe ist der Speicher zu löschen.

Löschen/Entsorgen:

  • Unterlagen mit personenbezogenen Daten (auch Fehlkopien), die nicht mehr benötigt werden, vom übrigen Papierabfall getrennt in Ihrem Büro sammeln und alsbald vernichten (Schredder bzw. Datentonne)
  • Aufbewahrungsfristen beachten ggfalls Universitätsarchiv anfragen
  • regelmäßig prüfen, welche Daten nicht mehr gebraucht werden und diese dann löschen
  • Alte oder defekte Festplatten, dienstliche Mobligeräte, CDs, USBSticks über das URMZ entsorgen lassen

Dienstliche Mobilgeräte:

  • personenbezogene Daten auf (dienstlichen) Mobilgeräten stets verschlüsseln bzw. zumindest mit Kennwortschutz versehen
  • Datenträger mit personenbezogenen Daten (USB-Stick, DVD) verschlossen aufbewahren
  • keine privaten USB-Stick an dienstliche Geräte, keine dienstliche an private Geräte anschliessen
  • !! Keinesfalls gefundene USB-Sticks zur Ermittlung des Besitzers an Geräte stecken !!
  • keine "private" Software auf Dienstgeräten installieren
  • regelmäßige Backups
  • Virenschutz und Software aktuell halten

Grundlegende Sicherungsmaßnahmen finden Sie auch auf der Seite des URMZ zur IT-Sicherheit

Quelle: Dieser Text basiert u.a. auf dem backUP-Magazin 04 „PC-Arbeitsplatz – Soviel Datenschutz muß an jedem Arbeitsplatz sein!“ Herausgeber: Datenschutzzentrum Schleswig-Holstein, Kiel, 2003

Navigation

Werkzeugkiste

Nutzermenü und Sprachwahl