University of Erfurt

Studying at the University of Erfurt

Information nach Art. 13 EU-DSGVO zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Zulassungs- und Einschreibverfahren sowie im Studium

1. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:


Universität Erfurt,
vertreten durch den Präsidenten
Prof. Dr. Walter Bauer-Wabnegg
Nordhäuserstr. 63
99089 Erfurt
Deutschland
Tel.:     +49 361 737-5000
Fax:    +49 361 737-5009
E-Mail:    praesident@uni-erfurt.de

2. Name und Anschrift der Datenschutzbeauftragten

Universität Erfurt / Datenschutz
Ute Winter
Nordhäuserstr. 63
99089 Erfurt
Tel.:    +49 361 737-5651
E-Mail:    datenschutz@uni-erfurt.de

3. Umfang und Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Universität Erfurt erhebt und verarbeitet die von Ihnen im Rahmen der Bewerbung/Immatrikulation erfragten personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

  • für den Zugang zum Studium (Bewerbungsverfahren inklusive Zulassungsermittlung, Immatrikulation)
  • für die Durchführung eines Studiums
  • für die Prüfungsverwaltung
  • für die Nutzung von Einrichtungen der Universität (Rechenzentrum, Universitätsbibliothek, Sprachenzentrum)
  • für die Erstellung von Wählerverzeichnissen nach § 23 ThürHG i.V.m. § 7 der Wahlordnung der Universität Erfurt sowie § 3 der Wahlordnung der verfassten Studierendenschaft der Universität Erfurt
  • zur Erfüllung von Aufgaben im Rahmen der Hochschulstatistik nach Maßgabe des Hochschulstatistikgesetzes und weiterer universitätsinterner statistischer Zwecke

Rechtsgrundlage für die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung von Daten von Studienbewerbern, Studierenden, Promovierenden und Prüfungskandidaten ist § 11 ThürHG vom 10. Mai 2018 i.V.m. den Bestimmungen der Thüringer Hochschul-Datenschutzverordnung (ThürHDatVO) vom 12. April 2012 in der jeweils aktuellen Fassung.

Im Rahmen der Online-Bewerbung bzw. Online-Einschreibung werden folgende personenbezogene Daten erhoben:

  • Persönliche Angaben: Name, Geburtsname, Vorname, Geschlecht, akademischer Titel, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeiten, Heimatanschrift, ggf. weitere Anschriften, Telefonnummer(n), E-Mail-Adresse
  • Angaben zum gewünschten Studiengang: Abschluss, Studienfach bzw. Studienfächer, Studienform
  • Angaben zur Hochschulzugangsberechtigung: Art, Datum und Ort, Kreis und Staat des Erwerbs, Durchschnittsnote
  • Angaben zur Erstimmatrikulation und zu bereits absolvierten Semestern: Bezeichnung, Ort und Staat der Hochschule sowie Jahr und Semester der Ersteinschreibung, Anzahl bereits absolvierter Hochschulsemester, Urlaubssemester, Praxissemester, Semester am Studienkolleg
  • Angabe von bisher belegten Studiengängen: Art des Abschlusses, Angabe der Hochschule und des Staates der Hochschule, Studienfächer, Studienform;
  • Angaben zu bereits abgelegten Abschlussprüfungen: Hochschule bzw. Staat der Prüfung, Abschluss, Studienform, Studienfächer, Datum und Durchschnittsnote der Abschlussprüfung
  • Angaben nach der Studenten-Krankenversicherungs-Meldeverordnung
  • Angaben zur Berufspraxis: Berufsabschluss, Praktikum/Volontariat, Dauer der berufspraktischen Tätigkeit

Bei internationalen Bewerbern mit ausländischem Bildungsnachweis zusätzlich:

  • Korrespondenzadresse
  • Angaben zu Deutschkenntnissen inkl. Niveau, Stundenanzahl, Bezeichnung Sprachzeugnis
  • Vorhandensein einer absolvierten Hochschulaufnahmeprüfung

Für die Zulassung und Immatrikulation sind Sie gemäß § 6 ThürHDatVO zur Bereitstellung dieser Daten verpflichtet.

Mit der Immatrikulation zum Studium und im Verlauf des Studiums werden zusätzlich folgende weitere Daten erhoben und verarbeitet:

  • Ein Passbild für den Studierendenausweis
  • Hörerstatus, Art des Studiums, Form des Studiums
  • Fachbereich, in dem das Wahlrecht ausgeübt werden soll
  • Studienbezogene Auslandsaufenthalte mit Angaben zur Dauer des Aufenthaltes, des Staates, der Art des Auslandsaufenthaltes und der Art des Mobilitätsprogramms
  • Angaben, die zur Prüfung der Versagensgründe nach § 73 Abs. 1 ThürHG erforderlich sind
  • Zeiten der Beurlaubung vom Studium und des Teilzeitstudiums
  • Gebühreneingänge (Überweisungsdaten)
  • Beitragsbefreiungen, Tatbestände für Minderung/Erlass von Langzeitstudiengebühren
  • Belegte und absolvierte oder anerkannte Prüfungen/Module mit Datum und Ergebnis der Prüfung

4. Weitergabe von personenbezogenen Daten

4.1 Statistik

Die Daten zur Hochschulstatistik werden anonymisiert an das Thüringer Landesamt für Statistik übermittelt. Hierzu ist die Universität nach § 2 ThürHDatVO verpflichtet.

4.2 Stiftung für Hochschulzulassung

Im Rahmen des Dialogorientierten Serviceverfahrens werden für die örtlich zulassungsbeschränkten Studienrichtungen der Universität Erfurt Bewerberdaten mit der Stiftung für Hochschulzulassung abgeglichen.

4.3 Übermittlung von Daten an die zuständige Krankenkasse

Im Falle einer gesetzlichen Krankenversicherung der/des Studierenden erfolgt nach Immatrikulation sowie nach Abschluss des 14. Fachsemesters, bei Aufnahme eines Promotions- oder Masterstudiums sowie bei Exmatrikulation eine Meldung an die Krankenkasse. Im Rahmen dieser Meldung wird der Name, Geburtsdatum, Anschrift, Matrikelnummer und Krankenversicherungsnummer und das Datum der Einschreibung oder Exmatrikulation übermittelt. Die Meldeverpflichtung ergibt sich aus § 4 Studentenkrankenversicherungs-Meldeverordnung.

4.4 Studierendenwerk

Die Universität Erfurt übermittelt personenbezogene Daten der Studierenden an das Studierendenwerk nur, soweit diese die Daten zur rechtmäßigen Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Dies betrifft insbesondere die Mitteilung der Exmatrikulation von Studierenden auf Anfrage des Studierendenwerkes.


Darüber hinaus werden Ihre Daten nicht an Dritte weitergegeben.

5. Speicherdauer und Löschung

Daten von nicht immatrikulierten Studienbewerberinnen und Studienbewerbern werden in folgenden Fällen nach einem Jahr gelöscht:

  • wenn Sie nach Online-Einschreibung die weiteren Immatrikulationsnachweise nicht geführt haben
  • wenn sie nach Zulassung einen Studienplatz nicht angenommen haben bzw.
  • wenn der Studienplatz versagt wurde

Bei einer Immatrikulation werden personenbezogene Daten nach Wegfall des Verarbeitungszweckes und der jeweiligen Aufbewahrungsfrist gelöscht.

Folgende Daten werden in jedem Fall länger gespeichert, um Studentinnen und Studenten auch noch nach ihrem Ausscheiden aus der Universität Erfurt Auskünfte über Ihre Studienzeiten, insbesondere für Rentenversicherungsnachweise, geben zu können:

  • Familien- und Vorname, Geburtsname, Geburtsdatum und -ort, Geschlecht
  • Studiengang, Matrikelnummer
  • Praxis- und Urlaubsemester, sonstige Studienunterbrechungen
  • Ergebnis und Datum der Abschlussprüfung
  • Datum der Immatrikulation und Exmatrikulation sowie der Exmatrikulationsgrund

6. Betroffenenrechte

Sie haben gegenüber der Universität Erfurt das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten und deren Berichtigung. Die meisten der von Ihnen gespeicherten Daten können Sie selbst einsehen:

  • Bewerbungsdaten (bis Mitte des Folgejahres, dann wird der Datensatz gelöscht): im Bewerberportal der Universität Erfurt unter dem Navigationspunkt „Status Ihrer Bewerbung“
  • Stammdaten (persönliche Daten): im Stammdatenblatt, das Sie zu Beginn des Studiums erhalten haben
  • Daten zur Immatrikulation: in den Immatrikulationsbescheinigungen (aktuelles und vergangene Semester), die Sie sich selbst im E.L.V.I.S. unter „Immatrikulationsbescheinigung“ abrufen können
  • Daten des Studienverlaufes: im E.L.V.I.S. unter „Mein Studienkonto“ -> „Studienverlauf“
  • Leistungsdaten: im E.L.V.I.S. unter „Mein Studienkonto“

Soweit Daten unrechtmäßig verarbeitet werden, haben Sie das Recht auf deren Löschung oder auf Einschränkung Ihrer Verarbeitung.

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde beim Thüringer Landesbeauftragten für Datenschutz zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

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