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Service: Darstellung von Personendaten auf der Website

Ein Kern-Anliegen der Uni-Website ist die Darstellung von Personen. Um dies modern, nutzerfreundlich – für Seitenbesucher:innen, alle Hochschulangehörigen sowie Web-Redakteur:innen – und auch zweisprachig zu gewährleisten, entwickelt das Webteam der Uni die damit verbundenen Funktionen fortwährend weiter. Im Folgenden möchten wir über Neuerungen und Anwendungsmöglichkeiten im Bereich der Personendarstellung auf unserer Website informieren.

Grundlage aller Personendarstellung auf der Website ist die in das Backend (TYPO3) integrierte Personendatenbank – nicht zu verwechseln mit der allgemeinen Datenbank der Universität, über die z.B. die Logins für die Anwendungen der Uni gesteuert werden. Auf der Uni-Website unterscheiden wir also die Datenquelle – die Personendatenbank – und die verschiedenen Anwendungen/Darstellungen der Personendaten wie z.B. Visitenkarten, die immer durch die Web-Redakteur:innen – nicht durch das Webteam – erstellt werden.

Dank dieser Trennung haben alle Personen mit Uni-Login Zugriff auf ihre eigenen Daten in der Website-Personendatenbank und können auch ohne zusätzliche TYPO3-Schulung schnell und unkompliziert Daten aktualisieren oder ergänzen.

Wie kommen die Daten einer Person in die Personendatenbank?

Es gibt keinen Automatismus für das Anlegen neuer Personen und ihrer Funktionen. Das heißt, am Anfang braucht es immer eine Mitteilung an das Web-Team (per Ticket-System oder E-Mail an typo3@uni-erfurt.de), um den Datensatz zu erstellen.

Benötigt werden dafür mindestens:

  • Name und E-Mail

sowie

  • eine Funktion (=Rolle), die an einer Organisationseinheit (z.B. Fakultät, Einrichtung oder Seminar) angesiedelt sein muss.

Darüber hinaus können die Daten mit weiteren Informationen angereichert werden – bei den persönlichen Daten z.B. auch Titel (Prä- oder Suffix), die ORCID-ID, die Verlinkung auf eine persönliche Webseite sowie ein Foto.

Für jede Rolle gibt es außerdem optional die Felder:

  • E-Mail-Adresse
  • Telefon
  • Fax
  • Raum
  • Postanschrift
  • Besucheranschrift
  • Sprechzeiten (mit optionalem Link)

Jeder Personendatensatz wird beim Anlegen sofort durch das Webteam ins Englische übersetzt.

Achtung: Das Übersetzen des Datensatzes ermöglicht gemäß der Regeln der Barrierefreiheit ausschließlich die Verwendung dieser Personendaten auf übersetzen (englischsprachigen) Seiten unserer Website. Feste Begriffe wie die Überschriften „Sprechzeiten“ oder „Postadresse“ sowie die angegebene Organisationseinheit werden übersetzt. Aber: Es beinhaltet nicht die inhaltliche Übersetzung der Felder z.B. der Funktionsbezeichnung. Gern können Sie diese Übersetzungen mit bereitstellen oder später anpassen (siehe nächster Absatz „Wie können die Daten gepflegt werden?").

Wie werden die Daten gepflegt/aktualisiert/ergänzt?

Ist ein Datensatz einmal angelegt, kann die Pflege der Daten in den Rollen erfolgen durch:

  • jede Person selbst – vorausgesetzt sie hat ein Uni-Login
  • oder das zentrale Webteam (Anfrage per E-Mail oder Ticket-System).

Nicht gepflegt werden können Personendaten durch Dritte, z.B. Redakteurinnen und Redakteure. 

Jede Person an der Hochschule, die eine „uni-erfurt.de-E-Mail-Adresse“ hat, erhält automatisch ein Login für das Backend unserer Website und kann damit die eigenen Personendaten bearbeiten. Wer darüber hinaus Webseiten erstellen und/oder bearbeiten will, erhält den erweiterten Zugriff nach einer TYPO3-Schulung.

Das Login für alle – Personen mit einfachem TYPO3-Login sowie TYPO3-Redakteur:innen der Universitätswebsite – findet sich unter: www.uni-erfurt.de/typo3

zum Backend

Nach Login sehen Sie in der linken Spalte das Werkzeug „Meine Daten bearbeiten“. Ist ein Datensatz für eine Person angelegt und durch den Eintrag der „uni-erfurt.de-E-Mail-Adresse“ mit dem persönlichen Login verknüpft worden, können Sie nun bearbeiten:

  • persönliche Daten wie
    • Titel
    • den Link zur persönlichen Seite
    • die ORCID-ID
    • das Opt-In (Heißt, die Zustimmung zur Veröffentlichung Ihrer Daten auf der Uni-Website. Ist das Opt-In nicht aktiviert, können die Daten auf der Website nicht eingebunden werden.)
  • Daten, die sich auf Ihre Rollen beziehen

Bearbeitung von Rollen: Jede Funktion entspricht i.d.R. einer Rolle. Rollen finden Sie auf dem Reiter „Verknüpfungen“. Dort können Sie bestehende Rollen verändern und zugehörige Daten aktualisieren/ergänzen. Und: Sie können selbst neue Rollen anlegen.

Mehrsprachigkeit: Über der Bearbeitungsoberfläche finden Sie die Möglichkeit, zwischen den deutschen und englischen Daten Ihres Datensatzes zu wechseln. Achtung: Alle Daten, die in der Auswahl „deutsch“ gepflegt werden, werden auf unseren deutschen Seiten (Standardsprache) verwendet. Nur Daten, die in der Auswahl „Englisch“ gepflegt werden, können auf korrekt übersetzten englischen Seiten angezeigt werden – erkennbar daran, dass auf der Website per Sprachwähler zwischen der deutschen und englischen Sprache gewechselt werden kann. (Werden im Datensatz keine englischen Daten gepflegt, bleiben die Datenfelder auf übersetzten Seiten nicht leer. Als sogenannter "Fall back" werden dann die deutschen Informationen, z.B. die Rollenbezeichnung, angezeigt. Die in Deutsch ausgewählte Organisationseinheit sowie alle feststehenden Begriffe wie „Sprechzeiten“, „Postanschrift“ etc. werden auf der Website zudem in Englisch dargestellt.)

Hochladen/Ändern eines Fotos: Über den Reiter „Bild“ können Sie ein persönliches Bild einstellen, das in den verschiedenen Elementen der Personendarstellung angezeigt wird. Es reicht, das Bild in der Standardeinstellung „Deutsch“ einzubinden.

Ausnahme Darstellung externer Personen: Unsere Personendatenbank ermöglicht auch die Erfassung von Daten Externer oder Ehemaliger, um sie z.B. im Rahmen von (Forschungs-)Projekten, auf der Website auffindbar zu machen. Diese Personen können ihre Daten jedoch nicht selbst pflegen oder das Op-In erteilen. Das Formular zur Einwilligung der Veröffentlichung persönlicher Daten sowie Informationen für die Aufnahme der Daten Externer und zum Datenschutz finden Sie hier: https://www.uni-erfurt.de/eigene-daten-verwalten#c88720

Wo werden die Personendaten verwendet? Welche Elemente zur Personendarstellung gibt es?

Die in unserer Personendatenbank erfassten Daten können an verschiedenen Stellen der Website verwendet werden:

  • als Seitenverantwortliche:r (nur Ausgabe des Namens im Fußbereich der Website)
  • als Leitung/(wiss.) Mitarbeiter:in in einem Forschungsprojekt [https://www.uni-erfurt.de/forschung/forschen/forschungsprojekte] (Ausgabe des Namens sowie ggf. der Position)
  • in Inhaltselementen der Personendarstellung   
    • Visitenkarte (groß/klein)
    • Personenliste
    • Detail-Plugin auf persönlichen Seiten
    • neu: Personen-Forschungsprojekteliste

Hinweise für TYPO3-Redakteur:innen: Welches Element ist für welche Darstellung geeignet?

Zur Angabe von Kontaktdaten auf allgemeinen Seiten können verwendet werden:

Ist im Personendatensatz ein Link auf eine persönliche Seite hinterlegt, erscheint auf der großen Visitenkarte ein Button zu dieser Seite, in kleinen Visitenkarten sowie Personenlisten (auch in der Personensuche) ist der Name als Link auf diese Seite angelegt.

Aus diesem Grund eignen sich Visitenkarten auch nicht für die Verwendung auf der persönlichen Seite. Denn: Jeder Klick auf Namen oder Button durch Seitenbesucher:innen bleibt scheinbar ohne Reaktion, denn man ist bereits auf der verlinkten Seite. Außerdem können Menschen verschiedene Funktionen haben, so dass der Klick auf eine derart gestaltete persönliche Seite mit einer Visitenkarte verwirren kann, da die dort angegebene Funktion nicht der gesuchten Funktion entspricht.

Eine persönliche Seite, die ungeachtet der Position an der Uni Erfurt für jede Person angelegt werden kann, ist DIE eine Seite, auf der alle Informationen zu dieser Person dargestellt werden können.

Für die persönlichen Seiten gibt es aktuell zwei spezielle Inhaltselemente, die ausdrücklich für die Verwendung auf diesen Seiten gedacht sind und die auf Daten der Personendatenbank zugreifen:

  • das Personen-Detailplugin, das alle Rollen mit den entsprechenden Kontaktdaten und dem Namen anzeigt. (Weil der Name als H1-Überschrift ausgegeben wird, ist das immer das erste Inhaltselement auf der persönlichen Seite)
  • neu: das „Personen: Forschungsprojekte-Liste“-Element, mit dem alle Forschungsprojekte, die in unserer Forschungsprojekte-Datenbank mit der Person verknüpft sind (Leitung oder Mitarbeit) anzeigt werden können.

Alle weiteren Inhaltselemente auf der Seite sind Standard-Inhaltselemente (typische Seiteninhalte, Plugins oder besondere Elemente), die manuell angelegt und befüllt werden.

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