Universität Erfurt

thoska - Thüringer Hochschul- und Studentenwerkskarte

FAQ: Wichtige Fragen zum Dienstausweis

Wie kommen die persönlichen Daten auf den Dienstausweis?

Die Daten zur Personalisierung der thoska werden aus der Personaldatenbank automatisch übernommen. D.h., nur wenn die Urkunde über den Erwerb eines akademischen Grades (Dr.), eines akademischen Titels (Prof.) oder über die Verleihung einer akademischen Bezeichnung (PD, apl. Prof., Honorarprof.) in der Personalabteilung zur Aufnahme in die Personalakte vorgelegt wurde, kann ein aktueller Aufdruck auf der thoska erfolgen.

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Welche persönlichen Daten sind auf dem Chip der thoska gespeichert?

Siehe dazu Datenschutz und Sicherheit.

Woher kommt das Passbild für den Dienstausweis?

Da die thoska eine Ausweisfunktion hat, muss ein Passbild auf den Dienstausweis. Wir bitten alle Beschäftigten, ein Passbild vorzulegen (es muss kein Passbild vom Fotografen sein). Dies können Sie auf drei Wegen tun:

  1. Sie schicken ein digitales Passfoto (in Farbe) an das thoska-Büro (thoska@uni-erfurt.de)
    Hinweis: Damit wir das Bild der richtigen Person zuordnen können, schicken Sie uns das Bild bitte von Ihrer dienstlichen E-Mail-Adresse.
  2. Sie legen ein Passbild zum Einscannen im thoska-Büro vor, das Sie danach wieder mitnehmen können.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ab 01.01.2013 erstmals eingestellt wurden, können in einer Mail an das thoska-Büro festlegen, dass das Passfoto auf ihren Einstellungsunterlagen für den Dienstausweis genutzt werden soll.

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Warum muss ich meinen thoska-Dienstausweis mit in die Mensa nehmen?

Ab 1. April 2014 gewährt das Studierendenwerk Beschäftigten den Mitarbeiterpreis nur gegen Vorlage des Dienstausweises. Sie können auch die "elektronische Geldbörse" zum Bezahlen nutzen. In diesem Fall wird Ihnen auch der Mitarbeiterpreis berechnet, da ein Code auf dem Chip der thoska den Status als Beschäftigte der Universität charakterisiert.

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Wie lange ist mein Dienstausweis gültig?

Der Dienstausweis von befristeten Beschäftigten gilt bis zum Befristungsenddatum.

Bei unbefristeten Beschäftigten ist der Dienstausweis 4 Jahre ab Validierungsdatum gültig. Die Validierung wird gleich bei der Herstellung des Ausweises oder bei Vertragsverlängerung in der Personalabteilung durchgeführt. Zukünftig wird die Universität auch einen Validierungsautomaten aufhängen, an dem in Selbstbedienung die Gültigkeit verlängert werden kann, soweit der Vertrag mit der Universität noch fortgeführt wird.

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Was versteht man unter Personalisierung der thoska?

Personalisierung der thoska nennt man den Schritt der Kartenherstellung, in dem auf den Kartenrohling die personenbezogenen Daten gedruckt werden, das Bild aufgebracht wird und die Daten auf den Chip geschrieben werden. Nach diesem Schritt ist die Karte im Kartenmanagementsystem mit den Kartendaten (ohne Personendaten!) registriert.

siehe auch:

Wie kommen die persönlichen Daten auf den Dienstausweis?

Datenschutz/Sicherheit

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Was geschieht bei der Validierung der thoska?

Unter Validierung versteht man die Festlegung der Gültigkeit der Karte. Dieser Prozess funktioniert nur mit einer zuvor personalisierten Karte. Die Validierung erfolgt im thoska-Büro, sie kann aber auch in Selbstbedienung am Validierungsautomaten vorgenommen werden. Beim Validierungsprozess werden mit Hilfe der CardOwnerID das Befristungsdatum und die Nummer der Beschäftigungsstelle aus der Personaldatenbank gelesen und daraus die Gültigkeit der thoska ermittelt (siehe auch "Wie lange ist mein Dienstausweis gültig?") und neu auf den TRW-Streifen des Ausweises gedruckt und auf den Chip geschrieben.

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Als Professorin/Professor habe ich bisher meine Hilfskraft mit dem Bibliotheksausweis in die Bibliothek geschickt, um für mich Bücher auszuleihen oder zu verlängern. Muss ich der Hilfskraft künftig meinen Dienstausweis mitgeben?

Nein, das sollten Sie nicht. Soll auch in Zukunft die Hilfskraft für Sie mit Ihrem Bibliotheksausweis arbeiten, sollten Sie weiterhin den bisherigen Bibliotheksausweis nutzen und die Bibliotheksnummer auf dem thoska-Dienstausweis nicht aktivieren.
Für Ausleihen in Handapparate wird in jedem Fall weiterhin der bisherige HA-Bibliotheksausweis benötigt.

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