Umgang mit Bewerbungen

Bewerbungen per E-Mail

Bewerbungen werden in vielen Bereichen eingereicht: nicht nur für freie Stellen, sondern auch für Stipendien, SummerSchools, Workshops, Auslandstudienaufenthalte und vieles mehr.

Wenn Sie nur die Möglichkeit einer Bewerbung per E-Mail anbieten, müssen Sie den Bewerbern immer die Möglichkeit eröffnen, mit Ihnen verschlüsselt kommunizieren zu können. (Grundsatz der Vertraulichkeit).

Für die Verschlüsselungsmöglichkeiten lassen Sie sich bitte im URMZ beraten.

Eine simple Methode wäre beispielsweise, den Datenanhang über 7zip zu packen und mit Kennwort zu versehen. Das zugehörige Kennwort wird dann vom Bewerber auf einem anderen Kommunikationsweg - telefonisch- übermittelt.

Sie können auch beispielsweise für die Bewerbungen ein Sonder-Mailkonto durch das URMZ einrichten lassen (z.b. "bewerbung.xxschool@uni-erfurt.de") und die Verschlüsselung mit einem PKI-Zertifikat absichern.

Löschfristen

Aufbewahrungsdauer: 3 Monate, danach Löschung bzw. Vernichtung

Unterlagen abgelehnter BewerberInnen sind spätestens 3 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zu löschen bzw. zu vernichten.

Rechtsgrundlage: Thüringer Datenschutzgesetz (ThürDSG)vom 6. Juni 2018, § 27 (4).

Denken Sie auch an evtl. verteilt vorhanden Kopien (Papier oder digital z.B. für Gutachterzwecke, Personalrat oder Gleichstellungsbeirat).

Hilfreich: Löschkonzept

Links

Datenschutz im Bewerbungsverfahren (ZENDAS, 5.7.2018)

Beschäftigtendatenschutz: Ratgeber des LfDI-BW, 4. Aufl. April 2020