| Interne Serviceseiten, Forschung, Service, Studium

Präsidium verlängert Regelungen für Veranstaltungen und Dienstreisen während der Corona-Pandemie

Das Präsidium der Universität Erfurt hat sich in seiner jüngsten Sitzung noch einmal über Maßgaben zur Durchführung von Veranstaltungen (Workshops, Tagungen und ähnliche Formate) und Dienstreisen verständigt. Vor diesem Hintergrund gelten - auch nach Maßgabe des aktuellen Infektionsschutzkonzeptes - ab 1. August bis einschließlich 30. September weiterhin folgende Vorgaben:

Der Abschluss einer Miet-/Nutzungsvereinbarung für externe Räumlichkeiten setzt die Vereinbarung kostenloser Stornierungsfristen und deren fristgerechte Inanspruchnahme voraus, sofern am Tag vor dem Fristablauf nicht absehbar ist, ob die Veranstaltung planmäßig durchgeführt werden kann oder wenn zu diesem Zeitpunkt bereits feststeht, dass die Veranstaltung abgesagt werden muss.

Die verbindliche Buchung von Übernachtungsmöglichkeiten für Externe (z.B. Teilnehmer*innen, Referent*innen) durch die Universität kommt grundsätzlich nicht in Betracht.

Ausnahmen:
Das Erfordernis der Geltendmachung kostenloser Stornierungsfristen bei Unsicherheit bzgl. der Durchführbarkeit der Präsenzveranstaltung im Zeitpunkt des Fristablaufs sowie der Ausschluss der Buchung von Übernachtungsmöglichkeiten für Externe gelten nicht, wenn für den konkreten Fall eine Kostenübernahme durch Dritte verbindlich zugesagt wurde und die Voraussetzungen hierfür vorliegen. Im Zweifelsfall muss diesbezüglich vom verantwortlichen Bereich vor Abschluss der Miet-/Nutzungsvereinbarung bzw. Zimmerbuchung eine entsprechende elektronische Bestätigung des Dritten eingeholt werden.

Die Buchung von Übernachtungsmöglichkeiten für Externe setzt dabei voraus, dass das von der Universität mit der verbindlichen Buchung übernommene Haftungsrisiko (bezüglich möglicher Schäden) über eine von den betreffenden Nutzer*innen der Zimmer rechtzeitig vor Ablauf der kostenlosten Stornierungsfristen zu unterzeichnende Enthaftungserklärung auf diese übertragen wird. Wird die Unterzeichnung dieser Erklärung verweigert, ist die Buchung des betreffenden Zimmers innerhalb der kostenlosen Stornierungsfrist zu stornieren. (Eine Vorlage für die Enthaftungserklärung erhalten Sie bei Bedarf vom Justiziariat.)

Bezüglich der Durchführung von Dienst- und Fortbildungsreisen gelten bis einschließlich 30.09.2021 die im Beschluss des Präsidiums vom 27.01.2021 (Beschluss 8/2021) getroffenen Festlegungen weiter, mit der Ergänzung, dass in die Entscheidung bezüglich der Genehmigung einer Dienst- oder Fortbildungsreise auch der mögliche COVID-19-Impfstatus der antragstellenden Person einbezogen werden kann.