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Rundschreiben Nr. 03/2024 - Neuer Rahmenvertragspartner Büromaterial / Onlineshop

Neuer Rahmenvertragspartner Büromaterial / Onlineshop ab 03.06.2024: allpremio Handel GmbH

Seit dem Jahr 2016 erfolgt auf Grundlage eines Rahmenvertrags mit der Firma Weinrich GmbH & Co. KG die Büromaterialbestellung an der Universität Erfurt über einen auf die Bedürfnisse der Universität Erfurt zugeschnittenen und für die Hochschule exklusiv zur Verfügung stehenden Online-Shop. Aufgrund des Ablaufs des Vertragszeitraums der bestehenden Rahmenvereinbarung zum 31.05.2024 wurde eine Neuausschreibung der Leistung notwendig. Nach dem 31.05.2024 ist eine Bestellung über den Online-Shop der Firma Weinrich nicht mehr möglich.

Im Ergebnis eines EU-weiten Vergabeverfahrens wurde der Zuschlag an den Bieter allpremio Handel GmbH erteilt, der ab 03.06.2024 einen Online-Shop, basierend auf derselben Web-Anwendung des bisherigen Online-Shops, für die Universität Erfurt zur Verfügung stellt.

Für die Beschäftigten der Universität Erfurt ergeben sich aus dem Wechsel des Rahmenvertragspartners kaum Änderungen. Bestellungen erfolgen im Shop durch bestellberechtigte Personen, wobei diese verschiedene Kosten- und Lieferstellen auswählen können.

zum Online-Shop

Für die Beschäftigten der Universität Erfurt ergeben sich aus dem Wechsel des Rahmenvertragspartners kaum Änderungen. Bestellungen erfolgen im Shop durch bestellberechtigte Personen, wobei diese verschiedene Kosten- und Lieferstellen auswählen können.

Diese Personen können ab sofort unter https://allpremio.privatepilot.de/cgi-bin/epsSystem.dll?Benutzeranlage?SID=36498&KNR=137 die Einrichtung eines eigenes Benutzerkontos für den Online-Shop der Firma allpremio beantragen.

Ein entsprechendes Erstpasswort wird ab dem 03.06.2024 durch allpremio direkt an die bestellberechtigten Personen versendet. Nach Erstanmeldung im Online-Shop ist von den Nutzerinnen und Nutzern ein individuelles Passwort festzulegen. Bestellauslösungen sind ab diesem Zeitpunkt möglich.

Bitte achten Sie bei der Einrichtung Ihres Nutzerkontos darauf, die korrekte(n) Kostenstelle(n) auszuwählen. Für die Bestellung von Büromaterial über die zentrale Verwaltung ist die Kostenstelle 350102 anzugeben.

Während der Vertragslaufzeit sind bei Bedarf jederzeit Änderungen und Aktualisierungen der eigenen Stammdaten direkt im Onlineshop möglich. 

Grundsätzlich ist mit Freischaltung des Online-Shops der Bedarf an Büromaterial über das Kernsortiment und falls notwendig, über das ebenfalls dort abgebildete offene Sortiment des Anbieters zu decken. Bestellungen können dabei direkt erfolgen, ohne zusätzliche Angebote einholen zu müssen.


Eine Beschaffung von IT-Kleinteilen über den neuen Online-Shop ist derzeit noch nicht möglich. Diese ist jedoch in Vorbereitung durch das Universitätsrechen- und Medienzentrum. Bis zur Umsetzung wenden Sie sich diesbezüglich bitte an Herrn Trommer unter michael.trommer@uni-erfurt.de.

Zukünftig kann das aus zentralen Mitteln finanzierte Standard-Kopierpapier A4 (Artikelnummer T131616) und A3 (Artikelnummer T216033) zusammen mit Artikeln aus dem übrigen Büromaterialsortiment bestellt werden. Es wird für dieses Kopierpapier keine separate Kostenstelle mehr geben. Die hierfür anfallenden Kosten werden bei Rechnungsstellung automatisch auf 0,00 € gesetzt und später als Sammelrechnung durch allpremio direkt an das Universitätsrechen- und Medienzentrum übermittelt, welches für die Kostenübernahme in Bezug auf das Standard-Kopierpapier zuständig ist


Die Belieferung erfolgt von Montag bis Donnerstag, wie gewohnt direkt an den Schreibtisch über den Logistikpartner Transoflex und in der Regel ein bis zwei Tage nach der Bestellung, sofern diese bis ca. 12 Uhr ausgelöst wurde. Freitags erfolgt keine Belieferung.

Jeder Lieferung liegt ein Lieferschein bei. Die Rechnungen werden per E-Mail direkt an die Bestellerin bzw. den Besteller zugestellt.


Die zuständigen Ansprechpartner*innen für Bestellungen, Reklamationen usw. entnehmen Sie bitte dem beigefügten Serviceguide der allpremio Handel GmbH.

Den datenschutzrechtlichen Bestimmungen wird Sorge getragen. Der Auftragnehmer allpremio wurde vertraglich verpflichtet, die Bestimmungen der Datenschutzvorschriften zu beachten und insbesondere nur Personen einzusetzen, die auf die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen verpflichtet worden sind. Zwischen der Universität Erfurt und der Firma allpremio Handel GmbH wurde eine Vereinbarung zum Datenschutz im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 EU-DSGVO geschlossen. Bei den zu verarbeitenden Daten handelt es sich um den Nutzernamen, dienstliche E-Mail-Adresse, Kostenstellenzuordnung und dienstliche Lieferadressen.

Der Personalrat wurde über den Wechsel des Rahmenvertragspartners informiert und hat der Umsetzung der Maßnahme zugestimmt.

Bei Rückfragen stehen Ihnen die Mitarbeiterinnen für Vergabe und Beschaffung zur Verfügung.

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