Software
Aus: Forschung und Lehre, 7.4. 2020
"Der DHV (Deutsche Hochschulverband) empfiehlt Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern nur mit Lernsoftware zu arbeiten, die von der Hochschule freigegeben wurde. Von einer eigenverantwortlichen Verwendung eines Programms ohne vorherige Zustimmung der Hochschule sei abzuraten. "
Freigegebene und nicht unterstützte Software an der Universität Erfurt
Die Übersicht des Softwareangebot des URMZ umfasst freigebene Software sortiert nach Anwendungsbereichen.
Softwarebeschaffung (DS-Wiki der Tu Ilmenau): Hintergrundinformationen, warum der Datenschutz bei der Beschaffung gerade auch bei Cloud-Anwendungen (Software as a Service) eine Rolle spielt.
Hinweis: Der Einsatz von freigegebener Software für Projekte/neue Anwendungen (mit Verarbeitung personenbezogener Daten) sorgt nicht automatisch für Datenschutzkonformität. Kontaktieren/Informieren Sie bitte den Datenschutz der Universität Erfurt.
Google, Dropbox, WhatsApp, Zoom u.a.
Laut eines Beschlusses des Präsidiums vom 7.3.2011 ist mit sofortiger Wirkung die Nutzung von Internetplattformen externer Diensteanbieter (z.B: Dropbox, Doodle, Google, Microsoft) zur virtuellen Speicherung von dienstlichen Daten (Forschungsdaten, Verwaltungsdaten, insbesondere personenbezogene Daten) nicht mehr zulässig.
Ebenso ist der Einsatz von Skype im dienstlichen Umfeld sehr kritisch zu hinterfragen. Mit AdobeConnect (DFN) und zukünftig Big Blue Button stehen zudem datenschutzgerechte Alternativen zur Verfügung.
Alternative Angebote und Dienste des URMZ: Sharepoint, Gigamove, DFN-Cloud, Moodle, DFN: Webkonferenz, DFN-Terminplaner, Big Blue Button u.a.
Citavi (Cloud/Web), Endnote (Cloud/Web)
Bei der Nutzung von Citavi Web, Citavi Cloud sowie Endnote Web/Cloud sind sowohl die gesetzlichen als auch die universitätsinternen Vorgaben (Vertraulichkeitsrichtlinie; Cloudrichtline) zu beachten. Auf die Verpflichtung zur Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben bei der Verarbeitung personenbezogener Daten wird besonders hingewiesen.
Für Studierende ist die Nutzung von Citavi stets freiwillig und kann nicht verpflichtend für Studienzwecke eingefordert werden.
Dasselbe gilt für Endnote ab Version21. Die Lizenzbestimmungen von Endnote "2. Privacy. You must not upload any content to EndNote which contains personal data." dürften wohl bei Teamarbeit nicht einhaltbar sein.
Als datenschutzfreundliche Alternative zu empfehlen: Zotero (lokale Installation).
Hinweise der Stabstelle IT-Recht Uni Würzburg zu Literaturverwaltungsprogrammen
Matlab (personengebundene Lizenz)
Studierende, Lehrkräfte und Mitarbeiter können sich über einen individuellen Zugang (Shibboleth-Anmeldung) über ein dafür von MathWorks zur Verfügung gestelltes MATLAB-Portal registrieren. Folgende Daten werden dabei übertragen: E-Mail-Adresse, Name, Vorname, Status (Studierender, Beschäftigte:r). Einmal jährlich muss die Lizenz erneuert werden. Dabei wird die Gültigkeit des Status überprüft.
Die Nutzung der personengebundenen Lizenz erfolgt auf freiwilliger Basis. Der Einsatz der in dieser Lizenz enthaltenen Angebote kann für Studierende und Beschäftigte nicht verpflichtend gemacht werden.
Hinweis:
- Alternative Nutzung für Studierende: Installation in den Poolräumen des URMZ
- Alternative Nutzung für Lehrende/Beschäftigte: Gerätelizenz (ohne Registrierung)
Die Nutzung der personenbezogenen Lizenz erfordert die Einrichtung eines Accounts bei der Firma Mathworks. Die individuelle Accountverwaltung und Bereitstellung der Software erfolgt dabei über ein von der Firma Mathworks bereitgestelltes Portal. Es ist dabei nicht auszuschliessen, dass personenbezogene Daten in ein Drittland (USA, China) übermittelt werden könnten. Die Löschung des persönlichen Accounts bei Mathworks obliegt dem Benutzer selbst.
Datenschutzrichtlinie der Firma Mathworks
