E-Mail für Mitarbeitende

Exchange

Das URMZ bietet zusammen mit dem IT-Dienstleistungszentrum am Standort Ilmenau für Mitarbeiter die GroupWare-Lösung Microsoft Exchange an. Exchange bietet geräteübergreifend Zugriff auf elektronische Postfächer, Adressbücher, Kalender zur Terminverwaltung und –abstimmung sowie weitere Tools, die Sie bei Ihrer Arbeit unterstützen.

Der Zugriff auf das Exchange-Konto ist plattformunabhängig per Web-Browser über Outlook Web Access (OWA) und am Arbeitsplatz über Microsoft Outlook möglich. Für mobile Endgeräte wird die Einbindung des Exchange-Kontos ebenfalls unterstützt.

Die Authentifizierung erfolgt grundsätzlich mit Benutzername und Passwort des Uni-Kontos (PC-Anmeldung). In der OWA kann bei Bedarf ein eigenes Passwort für Exchange vergeben werden, welches bei Passwortänderung über das Benutzerportal des URMZ zurückgesetzt wird.

Alle eingehenden und ausgehenden E-Mails werden auf Viren geprüft.

Serverdaten

Servername: group.uni-erfurt.de

Login: uex\benutzername

Mailboxgröße: 10 GB

Mailgröße (ein-/ausgehend): maximal 20 MB

Start von Outlook

Anmeldefenster Outlook

Outlook wird als Teil von Microsoft Office auf allen vom URMZ administrierten Geräten zur Verfügung gestellt. Sie finden Outlook über die Suche oder im Ordner Microsoft Office im Startmenü.

  • Beim ersten Start von Outlook werden Sie aufgefordert Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort einzugeben. Aufgrund der Anmeldung am Netzwerk ist der Benutzername bereits vorausgefüllt (Bild 1).
  • Der vorausgefüllte Benutzername benutzername@ad.uni-erfurt.de muss für die Anmeldung an der Exchange-Domäne wie folgt geändert werden: uex\benutzername
  • Mit der Eingabe des Kennworts (analog PC-Anmeldung!) und Bestätigung der Anmeldung wird Outlook automatisch konfiguriert und gestartet.

Zur Einführung von Exchange werden Schulungen angeboten, welche die grundlegenden Funktionen von Outlook vermitteln. Informationen zum Nachlesen finden Sie u.a. auf den Seiten des Herstellers:

Allgemeines zur Migration

Für den Wechsel von IMAP/Webmail nach Exchange wird ein Migrationstool eingesetzt, welches für die spezifische Umgebung der Universität Erfurt entwickelt wurde. Mit dem Tool ist es möglich, Nachrichten, Kontakte und Kalender automatisiert nach Exchange zu übernehmen.

Zum Start der Migration wird ein neues Exchange-Konto mit der gleichen E-Mail-Adresse erstellt und der Zugriff auf das bisherige IMAP-Konto eingeschränkt. Ab diesem Zeitpunkt gehen alle neuen Nachrichten bereits im Exchange-Postfach ein. Nach der Migration wird der Zugriff auf das IMAP-Konto komplett deaktiviert und die Daten spätestens einen Monat nach der Migration von den Servern des URMZ gelöscht. Das Programm Thunderbird wird, sofern nicht anders vereinbart, vom Rechner entfernt.

Umfang und Einschränkungen

Grundsätzlich migriert werden alle E-Mails, Kontakte und Kalender Ihres persönlichen Kontos, auf die Sie online über Webmail zugreifen können. Kontakte und Kalender aus Thunderbird können vorab nach Webmail importiert werden.

Nicht migriert werden:

  • Leere Ordner
  • Markierungen, Kategorien
  • Posteingangs- und Weiterleitungsregeln
  • Freigaben von bzw. auf Ordner, Kalender und Adressbücher
  • Nachrichtenfilter
  • Aufgaben
  • Signaturen
  • RSS-Feeds

Migration von Kontakten aus IMAP

Kontakte aus Thunderbird können in wenigen Schritten nach Webmail (Convergence) übernommen und auf diesem Weg mit dem Migrationstool verarbeitet werden:

  1. Öffnen Sie in Thunderbird die Ansicht Adressbuch.
  2. Wählen Sie das zu übernehmende Adressbuch aus. Über Extras => Exportieren starten Sie den Export in eine Datei.
  3. Als Dateityp für den Export wählen Sie LDIF. Der Name des gewählten Adressbuchs wird automatisch als Dateiname vorgeschlagen. Wiederholen Sie die Schritte 1-3 für alle zu übernehmenden Adressbücher.
  4. Melden Sie sich bei Webmail an und navigieren Sie in den Bereich Kontakte. Sie können die exportierten Kontakte in Ihr Standardadressbuch (Titel: Ihr Name) importieren oder optional für jedes Adressbuch aus Thunderbird ein neues Adressbuch erstellen. Ein neues Adressbuch erstellen Sie über das Adressbuch-Symbol ganz links.
  5. Markieren Sie das Adressbuch, in das Sie Kontakte importieren möchten und wählen über das Import/Export-Symbol den Punkt Importieren.
  6. Wählen Sie über den Dateiexplorer ein exportiertes Adressbuch aus und starten den Import. Wiederholen Sie die Schritte 3-6 für alle zu übernehmenden Adressbücher.

Migration von Kalendern aus IMAP

Kalender aus Thunderbird können in wenigen Schritten nach Webmail (Convergence) importiert und auf diesem Weg über das Migrationstool verarbeitet werden. Das Format eignet sich alternativ auch für den direkten Import in Outlook.

 

  1. Wechseln Sie in Thunderbird in die Ansicht Kalender und wählen Sie den zu exportierenden Kalender aus. Durch einen Rechtsklick auf den Kalender erscheint ein Menü, in dem Sie den Punkt Kalender exportieren auswählen können.­
  2. Legen Sie Speicherort und Dateiname für den Export fest. Der Kalendername wird automatisch als Dateiname vorgeschlagen und das korrekte Format ics ist bereits voreingestellt. Wiederholen Sie die Schritte 1-2 für alle zu übernehmenden Kalender.
  3. Melden Sie sich bei Webmail an und navigieren in den Bereich Kalender. Sie können die Kalender in Ihren Standardkalender (Titel: Ihr Name) importieren oder optional neue Kalender für den Import erstellen. Neue Kalender erstellen Sie über das Kalender-Symbol ganz links.
  4. Den Import starten Sie über das Import/Export-Symbol. Sie können entweder vorab den gewünschten Zielkalender markieren oder diesen im Import-Menü auswählen. Über den Dateiexplorer wählen Sie die zuvor exportierte Datei. Wiederholen Sie die Schritte 3-4 für alle zu übernehmenden Kalender.

FAQ

Wie Suche ich im Adressbuch nach dem Nachnamen?

Das Standardverhalten von Outlook bei der Suche in Adressbüchern ist die Suche über den (angezeigten) Namen beginnend beim ersten Zeichen. Um dieses Verhalten zu ändern, wählen Sie im Suchfenster Mehr Spalten aus. Jetzt sucht Outlook im gewählten Adressbuch getrennt über die Felder Nachname, Vorname und E-Mail-Adresse. Wichtig: Bei dieser Suchmethode startet die Suche erst mit Betätigen von OK bzw. der Eingabetaste.

Wie kann ich Adressen und Verteiler aus freigegebenen Adressbüchern beim Erstellen von E-Mail-Nachrichten verwenden?

Freigegebene Adressbücher werden in Outlook nicht in der Adressbuchsuche angezeigt. Adressen und Verteilerlisten können damit nicht auf einfache Weise für die Erstellung von E-Mail-Nachrichten verwendet (gesucht) werden. Ein Workaround ist in Form einer Kurzdokumentation beschrieben.

Wie kann ich große Anhänge an jemand anderen verschicken?

Um Dokumente oder größere Dateien zu versenden empfiehlt sich die Nutzung von Gigamove.

Kurzdokumentationen

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Kommunikations- und Informationszentrum (KIZ) / Raum 0.11
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