Ansprechperson Beschaffung Büromöbel
Ansprechperson Beschaffung Bürobedarf
Aktuelle Hinweise zur Büromöbelbeschaffung
Seit 01.06.2023 besteht mit der Firma Sedus Stoll AG ein neuer Rahmenvertrag über die Lieferung von Stühlen. Als Nachunternehmer steht die Firma Michel Einrichtungs KG als Servicepartner zur Verfügung.
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Als Rahmenvertragspartner für die Beschaffung von Büromöbeln (außer Stühlen) steht die Fa. H&K Einrichtungen GmbH, mit Möbeln der König + Neurath AG, zur Verfügung.
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Grundsätzlich ist der Möbelbedarf über die bestehenden Rahmenverträge zu decken. Dabei erfolgt die Möbelbeschaffung für alle Einrichtungen und Fakultäten, unabhängig von der Höhe der Anschaffungskosten, stets zentral über die Beschaffungsstelle der Universität Erfurt. Bitte beachten Sie, dass vor jeder Neuanschaffung von Büromöbeln zunächst zu prüfen ist, ob die Möglichkeit besteht bereits vorhandene Möbel aus dem Bestand einzusetzen. Hierfür wenden Sie sich bitte an die hausverwaltung@uni-erfurt.de
Nach Lieferung wird um die Zusendung der Rechnungskopie gebeten, so dass die angeschafften Möbel gegebenenfalls ins Inventar und/oder Möbelverzeichnis eingetragen werden können. Sie erhalten im Anschluss von der Zentralen Beschaffungsstelle Aufkleber zum Anbringen auf den jeweiligen Möbelstücken.
Rechnungen sind zusammen mit dem Lieferschein, auf dem das Datum der Lieferung vermerkt wurde, zu kontieren und an das Dezernat 3 - Finanzen weiterzuleiten.
Büromöbel
Verfahrensweise
Diese Seite wird derzeit überarbeitet. Bitte wenden Sie sich bei Fragen zur Möbelbeschaffung an die Mitarbeiterin der zentralen Beschaffungsstelle, Patricia Trommer-Schwarz.
Dienstzimmerrichtlinie
Bis auf Weiteres gelten für die Ausstattung von Dienstzimmern für Landesbedienstete die nachstehend aufgeführten Höchstsätze (brutto), sh. Dienstzimmerrichtlinie.
Präsident, Kanzler, Professor*innen 3.600,00 €
Vorgesetzte in Leitungspositionen 3.000,00 €
Alle anderen Bediensteten 2.400,00 €
(des höheren, gehobenen, mittleren und einfachen Dienstes)
Es erfolgt kein Abschlag bei Unterbringung mehrerer Bediensteter in einem Dienstzimmer.
Bestandteile der Dienstzimmereinrichtung dürfen nur Gegenstäde sein, die Bedienstete zur Erledigung ihrer dienstlichen Aufgaben unabdingbar benötigen. Geräte der Informationstechnik gehören nicht zur Neu- und Erstausstattung, für die oben genannte Höchstsätze gelten.
Bei der Möblierung von Dienstzimmern ist die mittelverwaltende Stelle dafür verantwortlich, dass die geltenden Höchstsätze eingehalten werden.
Beschaffungsantrag
Es wird gebeten, bei allen Möbelbeschaffungen, unabhängig vom Auftragswert, die zentrale Beschaffungsstelle einzubinden. Bitte senden Sie hierzu den ausgefüllten Beschaffungsantrag an die Funktions-Email-Adresse: beschaffung@uni-erfurt.de
Beschaffungsantrag
elektrisch höhenverstellbarer Schreibtisch
Beschaffung von höhenverstellbaren Schreibtischen
Die Universität Erfurt legt großen Wert auf ergonomisch gestaltete und gesundheitlich zuträgliche Arbeitsplätze. Daher werden seit geraumer Zeit die Anschaffungen für elektrisch höhenverstellbare Schreibtische aus zentralen Mitteln finanziell unterstützt. Bisher wurde hierbei der Differenzbetrag zwischen den Anschaffungskosten eines normalen und eines höhenverstellbaren Schreibtisches übernommen. Aufgrund der veränderten Marktlage und den schwankenden Preisen wird die Anschaffung von elektrisch höhenverstellbaren Schreibtischen zur Vereinfachung der Arbeitsprozesse bis auf Weiteres mit einem Pauschalbetrag in Höhe von 400,00 € bezuschusst.
Voraussetzung hierfür ist neben zur Verfügung stehender Haushaltsmittel:
- die Vorlage eines ärztlichen Attestes bei der Ansprechpartnerin für Arbeits- und Gesundheitsschutz im Dezernat 4, Frau Kranhold, in dem die Nutzung eines höhenverstellbaren Schreibtisches empfohlen wird oder
- die Befürwortung der Anschaffung eines höhenverstellbaren Schreibtisches im Rahmen einer Arbeitsplatzbegehung durch die Fachkraft für Arbeitssicherheit, Frau Sylvia Fehlau-Kählert.
Sofern Schreibtische beschafft werden sollen, die größer als das Standardmaß 160 x 80 cm sind, ist zudem zuvor durch die Bedarfsstelle, hierfür die Zustimmung der Fachkraft für Arbeitssicherheit einzuholen.
Einen formlosen Antrag für einen Zuschuss zur Anschaffung eines höhenverstellbaren Schreibtisches senden Sie bitte an: arbeitsschutz@uni-erfurt.desowie cc an beschaffung@uni-erfurt.de.
Kanzler-Rundschreiben
Kanzlerrundschreiben Nr. 01/2023Pauschaler Zuschuss zur Beschaffung elektrisch höhenverstellbarer Schreibtische
Kanzlerrundschreiben Nr. 03/2020Neufassung der Dienstanweisung über die Erfassung und Verwaltung des beweglichen Sachvermögens der Universität Erfurt
Kanzlerrundschreiben Nr. 10/2019Neu- und Erstausstattung von Dienstzimmern für Landesbedienstete
Aktuelle Hinweise zur Büromaterialbeschaffung
Nach Ablauf des Vertragszeitraums der bestehenden Rahmenvereinbarung für Büromaterial zum 31.05.2024, steht der Online-Shop der Fa. Weinrich nicht mehr zur Verfügung.
Neuer Rahmenvertragspartner ist die Fa. allpremio Handel GmbH, die ab 03.06.2024 ihren eigenen Online-Shop zur Verfügung stellt. Anmeldungen sind durch die bestellberechtigten Nutzer und Nutzerinnen ab sofort unter diesem Link möglich.
Bitte achten Sie bei der Einrichtung Ihres Nutzerkontos darauf, die korrekte(n) Kostenstelle(n) auszuwählen. Für Bestellungen von Büromaterial über die zentrale Verwaltung ist die Kostenstelle 350102 anzugeben.
Während der Vertragslaufzeit sind bei Bedarf jederzeit Änderungen und Aktualisierungen der eigenen Stammdaten direkt im Online-Shop möglich. Alle weiteren Anpassungen erfolgen über die Ansprechpartner*innen von allpremio.
Der Mindestbestellwert für Bestellungen aus dem Online-Shop beträgt 9,99 € netto. Für darunter liegende Bestellungen fällt eine Versandkostenpauschale in Höhe von 5,95 € netto an. Artikel können im Warenkorb bis zu 30 Tagen gesammelt werden, auch bereichsübergreifende Sammelbestellungen sind möglich. Hierbei ist bezüglich der Rechnungskontierung auf die Angabe der unterschiedlichen Kosten- und Finanzierungsstelle zu achten. Bedarfsstellen der zentralen Verwaltung vermerken bitte bei Sammelbestellungen im Warenkorb unter der Kommentarfunktion die entsprechenden Kostenstellen.
Zukünftig kann das aus zentralen Mitteln finanzierte Standard-Kopierpapier A4 (Artikelnummer: T131616) und A3 (Artikelnummer: T216033) zusammen mit Artikeln aus dem übrigen Büromaterialsortiment bestellt werden. Es wird für dieses Kopierpapier keine separate Kostenstelle mehr geben. Die hierfür anfallenden Kosten werden bei Rechnungsstellung automatisch auf 0,00 € gesetzt und später als Sammelrechnung durch allpremio direkt an das Universitätsrechen- und Medienzentrum übermittelt, welches für die Kostenübernahme in Bezug auf das Standard-Kopierpapier zuständig ist.
Die Belieferung erfolgt von Montag bis Donnerstag, wie gewohnt direkt an den Schreibtisch über den Logistikpartner Transoflex und in der Regel 1-2 Tage nach der Bestellung, sofern diese bis 12:00 Uhr ausgelöst wurde. Freitags erfolgt keine Belieferung. Jeder Lieferung liegt ein Lieferschein bei. Die Rechnungen werden per E-Mail direkt an die Bestellerin bzw. den Besteller zugestellt.
Büromaterial / IT-Komponenten
Einrichtung eines Nutzerkontos
Einrichtung eines Nutzerkontos
Die Einrichtung eines neuen Nutzerkontos kann durch die bestellberechtigten Personen auf der von allpremio zur Verfügung gestellten Anmeldeseite vorgenommen werden. Die Zusendung des Erstpassworts erfolgt ab 03.06.2024 durch den Rahmenvertragspartner. Nach Erstanmeldung im Online-Shop ist von den Nutzerinnen und Nutzern ein individuelles Passwort festzulegen. Bestellauslösungen sind ab diesem Zeitpunkt möglich.
Eine Abmeldung eines Benutzerkontos nach einem Lehrstuhlwechsel oder mit Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses ist zwingend erforderlich.
Die Nutzung des Benutzerkontos ist ausschließlich für dienstliche Zwecke genehmigt.
Verfahrensweise
Verfahrensweise
Bestellungen von Büromaterial der Zentralen Verwaltung
| A | Bereich wählt aus Kernsortiment im Online-Shop eigenständig benötigten Bürobedarf aus | verantwortliche Person aus dem entsprechenden Bereich |
| B | es ergeht automatisierte Mail über Plattform zur Freigabe der angeforderten Bestellung an Beschaffungsstelle | Firma allpremio Handel GmbH |
| C | Bestellung wird einer Prüfung bezüglich haushalterischer Aspekte sowie Deckung durch evtl. vorhandenen Lagerbestand unterzogen | Zentrale Beschaffungsstelle (D5) |
| D | Freigabe sowie Auslösung der Bestellung durch die Beschaffungsstelle | Zentrale Beschaffungsstelle (D5) |
| E | Informationen über die Bestellbestätigung bzw. Rücksprache bei Abweichungen | Zentrale Beschaffungsstelle (D5) |
| F | direkte Belieferung der Bereiche durch den Kurier | Logistikpartner Transoflex |
| G | Überprüfung der Lieferung sowie anfertigen eines Vermerks bezüglich der Vollständigkeit und Richtigkeit | verantwortliche Person aus dem entsprechenden Bereich |
| H | sofortige Weiterleitung der Rechnung sowie des Lieferscheines an die Beschaffungsstelle | verantwortliche Person aus dem entsprechenden Bereich |
| I | rechnerische und sachliche Prüfung der Rechnung sowie Weiterleitung zum Dezernat 3 zur Zahlung | Zentrale Beschaffungsstelle (D5) |
Dezentrale Bereiche
Diese Verfahrensweise gilt ebenso für Bestellungen von Büromaterial der dezentralen Bereiche mit dem Unterschied, dass es keine Genehmigungsschleife zu beachten gibt und die Rechnungen nach eigenständiger Kontierung selbständig an das Dezernat 3 - Finanzen weiterzuleiten sind.
IT-Komponenten
Die im Online-Shop von allpremio aufgeführten IT-Kleinteile sind mit dem Rechenzentrum abgestimmt und können einzeln oder zusammen mit dem benötigten Büro- und Geschäftsbedarf bestellt werden. Sollten Sie darüber hinaus andere Produkte benötigen wenden Sie sich bitte an Herrn Christian Tölle, Tel.: 0361 / 737-5453, E-Mail: christian.toelle@uni-erfurt.de
