Microsoft 365

Microsoft 365  (M365) ist eine Sammlung von Onlinediensten und den klassischen Office-Anwendungen. Diese nennen sich jetzt Microsoft 365 Apps for Enterprise und werden die an der Universität Erfurt aktuell eingesetzten Office Versionen 2016 und 2019 ersetzen.

Weitere Informationen des Herstellers: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365

Allgemeine Informationen

Unter der Federführung des UniRZ der TU Ilmenau sind alle Thüringer Hochschulen im Rahmen der Arbeit des Hochschul-IT-Zentrums der Thüringer Hochschulen zum neuen „Microsoft Campus and School Subscription Rahmenvertrag“ zwischen dem Leibniz-Rechenzentrum (LRZ) der Bayerischen Akademie der Wissenschaften und der Firma Microsoft Ireland Operations Limited beigetreten.

Dieser sogenannte Bundesvertrag 3.0 wird von Microsoft als Hybrid-Vertrag für den Übergang in die Cloud gesehen. Für die Benutzer*innen von Microsoft-Produkten bedeutet dies, dass die Lizenzierung zukünftig personengebunden und nicht mehr per Lizenzschlüssel (KMS-Aktivierung) erfolgt. Voraussetzung für den dienstlichen Einsatz von Microsoft-Produkten wird also zukünftig eine Registrierung als Benutzer*in im neuen Microsoft-Mandanten der Universität Erfurt sein.

Lizenziert sind zunächst die Mitarbeiter*innen und Studierenden der Universität Erfurt nach §21, Absatz 1, ThürHG.

Die Software und Dienste sind ausschließlich zu studiumsbezogenen bzw. dienstlichen Zwecken oder für studentische oder dienstliche Projekte einzusetzen.

Der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen. Es werden ausschließlich persönliche, nicht übertragbare Lizenzen bereitgestellt. Benutzer*innen sind nur berechtigt, die Software und Dienste während des lizenzierten Zeitraums zu nutzen. Zur Nutzung der Dienste werden personenbezogene Daten aus unserem lokalen Nutzerverzeichnis an Microsoft übermittelt.

Sämtliche Software muss gelöscht werden bzw. Dienste können nicht weiter genutzt werden, wenn die Universität Erfurt den Vertrag kündigt oder vor Ablauf des lizenzierten Zeitraums keinen Beitritt bzw. keine Verlängerungsbestellung einreicht oder keine zeitlich unbeschränkten Lizenzen erwirbt.

Umstellung auf den neuen Vertrag ab Mai 2021:

  • Technische und Organisatorische Maßnahmen
  • Juni 2022: Pilotphase mit der Synchronisierung der Nutzer- und Gerätedaten sowie der Installation der neuen Office-Version (Microsoft 365 Apps for Enterprise) auf den Dienstgeräten im URMZ
  • Geplant ab August/September 2022: Freischaltung zur Anmeldung für Studierende
  • frühestens ab September 2022: weitere Bereiche einbeziehen


(Geplante) Nutzung des Angebotes

Die Nutzung der Software und Dienste erfolgt nach der jeweils aktuellen Fassung der Produktbestimmungen (PT), der Bestimmungen für Onlinedienste (OST) sowie dem Nachtrag zum Datenschutz für Onlinedienste (DPA).

Diese sind unter https://www.microsoft.com/de-de/licensing/product-licensing/products.aspxeinsehbar.

Die Verwendung der Software und Dienste unterliegt außerdem den Bestimmungen des Campus- und School-Vertrages (CASA), einschließlich, aber nicht beschränkt auf Haftungsbeschränkungen, den Ausschluss von Gewährleistungen sowie den Ausschluss von Rechtsmitteln und Ansprüchen.

Die Nutzung setzt den Status als Studierende(r) oder Beschäftige(r) der Universität Erfurt und eine Registrierung bei Microsoft voraus.

Die Software wird in Form eines Abonnements angeboten und gibt den Nutzern die Möglichkeit, die Office-Produkte aufbeliebig vielen Geräten (dienstlich und privat; Windows, Macintosh) zur Nutzung, zu dienstlichen Zwecken, zu installieren. Die gleichzeitige Anmeldung an Office mit dem M365-Account beschränkt sich auf maximal 5 Geräte. Cloud-Dienste, wie OneDrive, Teams, Planner etc. sind in diesem Angebot enthalten. Die Universität Erfurt behält sich allerdings vor, Benutzer*innen lediglich eine Auswahl an Software und Diensten anzubieten oder einzelne Funktionen der Software und Dienste einzuschränken. Die Nutzung einzelner Software und Dienste wird im Detail durch Benutzungsrichtlinien geregelt.

https://www.uni-erfurt.de/universitaetsrechen-und-medienzentrum/ueber-uns/richtlinien/regeln/spezielle-nutzungsrichtlinien

Mitarbeiter*innen:

Die Registrierung und Lizenzzuweisung erfolgt zentral durch das URMZ. Alle Mitarbeiter*innen werden automatisch mit einer Lizenz ausgestattet.

Die Installation auf betreuten Geräten erfolgt zentral über Verteilung des URMZ.

Studierende:

Die Nutzung setzt den Status als Studierende(r) der Universität Erfurt und eine Registrierung (Opt-In) für Microsoft 365 voraus.

Sie können sich hier registrieren: [Eine Freischaltung zur Anmeldung für Studierende ist spätestens ab August/September 2022 geplant.]

Microsoft Workplace Discount Program:

Über das Microsoft Workplace Discount Program haben Sie die Möglichkeit, günstige Preise für ausgewählte Microsoft365-Abonnements sowie Surface-Geräte und -Zubehör zu erhalten.

https://www.microsoft.com/de-de/workplace-discount-program

Datenschutz

Hinweise zum Datenschutz finden Sie hier im Entwurf: https://www.uni-erfurt.de/universitaet/datenschutz/im-buero/microsoft-365

Weitere Fragen?

Sollten Sie weiter Fragen oder Probleme haben, wenden Sie sich bitte an office365@uni-erfurt.de

Hinweise für Beschäftigte

Zukünftig wird standardmäßig nicht mehr „Office Professional Plus“, sondern „Microsoft 365 Apps for Enterprise“ (früher „Office 365“) auf den Geräten der Beschäftigten der Universität eingesetzt.

Die bekannten Office Programme wie „Word“, „Excel“ oder „Power Point“ (sowie „Outlook“, „OneNote“, „Access“ und „Teams“) werden dabei weiterhin lokal auf den Geräten installiert.

Neu ist, dass zur Aktivierung der Software nun ein individueller Microsoft-Account (Geschäftskonto) der Universität erforderlich ist. Mindestens alle 30 Tage wird über diesen Account und eine bestehende Internetverbindung geprüft, ob noch eine gültige Lizenz vorhanden ist.

Der Benutzername des Geschäftskontos entspricht Ihrer dienstlichen E-Mail-Adresse. Das Passwort entspricht dem Ihres Uni-Kontos.

Bei zentral durch das URMZ verwalteten Windows-Geräten wird das Geschäftskonto automatisch in Windows angelegt und darüber die Anmeldung in den Microsoft 365 Apps for Enterprise vorgenommen. Die Installation der Microsoft 365 Apps for Enterprise erfolgt automatisch per Verteilung.

Selbstadministratoren beziehen die Software über ihre Microsoft Account Seite https://myaccount.microsoft.com.

Hinweise für Studierende

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Apps und Dienste

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