Videokonferenz

Allgemeines

An der Universität Erfurt haben Sie zwei Möglichkeiten:

  1. ortsgebunden: Videokonferenzsystem im KIZ R 0.10, Senatssaal oder C19/0.04
  2. am Arbeitsplatz: Webkonferenz über DFNConf oder Cisco Webex

Bei Problemen wenden Sie sich an rz@uni-erfurt.de

Videokonferenzsysteme an der Universität

Die Universität Erfurt bietet im KIZ Raum 0.10, im Senatssaal sowie im C19/0.04 stationäre Videokonferenzsysteme.

Zur Vorbereitung einer Videokonferenz, bitte mindestens 14 Tage vorher beim URMZ melden und folgende Fragen beantworten bzw. Punkte beachten:

  • wann soll die Videokonferenz stattfinden (Tag, Uhrzeit, Dauer)?
  • wieviel Teilnehmer werden hier erwartet (Raumgröße, Systemauswahl)?
  • gibt es auch eine Präsentation, in welche Richtung (entfernt, lokal, beides)?
  • findet eine Diskussion statt oder nur ein Vortrag entfernt/lokal?
  • nach Klärung der Fragen muss der geeignete Raum gebucht und einige Tage vorher ein Test mit den anderen Teilnehmern durchgeführt werden (möglichst zur ungefähr gleichen Uhrzeit wegen der Umgebungsbedingungen und auch das gleiche Szenario, z.B. Präsentation)

Hinweise zur Durchführung von Videokonferenzen

  • Prüfung der Invernetverbindung:
    • Stabile Internetverbindungen sind zwingend erforderlich; Kabelverbindungen sind immer stabiler als WLAN
    • bei DSL-Anschlüssen geringere Bandbreite der Senderichtung beachten und ggf. Videoauflösung geringer wählen
    • parallele Nutzung durch andere Nutzer/Anwendungen beachten und ggf. abschalten
  • für das Senden des eigenen Bildes muss die Prozessorleistung ausreichend sein, bei Geräten älter als 5 Jahre kann es Probleme geben
  • Kamera (Bildausschnitt) und Beleuchtung (Fenster, Lichtquellen) prüfen
  • Headset verwenden, z.B. vom Mobiltelefon (richtigen Anschluss am Notebook beachten, Kombistecker oder Adapter für getrennte Mikrofon und Lautsprecher-Klinke, ggf. Bluetooth-Kopplung möglich), vorzugsweise USB
  • Verwendung der richtigen Geräte in der Videokonferenzsoftware (auch im Browser) prüfen und möglichst testen, ggf. als Standardgeräte im Betriebssystem auswählen
  • Machen Sie vor dem eigentlichen Meeting einen Testdruchlauf! Nutzen Sie hierzu ein Testmeeting:
  • Mikrofon in der Konferenz immer stummschalten, wenn man selbst nicht spricht
  • Veranstalter sollten alle Teilnehmer wenn möglich zuerst stummschalten und erst zur Diskussion freigeben, dann ggf. auch nur einzeln, falls sich die Teilnehmer nicht selbst stummschalten
  • Bei mehr als 10 Teilnehmern ist eine zusätzliche Person als Assistent für den Veranstalter sehr sinnvoll, die komplett die Steuerung der Diskussion übernimmt (wer meldet sich, wer wird freigeschaltet)
  • Veranstalter sollten das geeignete Tool wählen, bei sehr großer Teilnehmerzahl (z.B. Vorlesung) ist eher ein Streaminglink sinnvoll, d.h. kein Audio/Video der Teilnehmer, ggf. Chatfunktion für Rückfragen möglich

Datenschutz

Datenschutz beachten:

  • Aufzeichnung nur mit Einwilligung aller Teilnehmer
  • Datenschutzfreundliche Einstellungen bei der Konfiguration auswählen
  • Information der Nutzer vor Verwendung des Tools mit Hinweis auf eine umfassende Datenschutzerklärung

Mobile Videokonferenzen

Videokonferenzen können auch vom PC oder Notebook mit Webbrowser oder Softwareclient durchgeführt werden. Die Qualität ist aber sehr stark von Kamera und Mikrofon abhängig, ein Headset ist dringend zu empfehlen. Für kleine Gruppen kann ein mobiles Konferenzsystem (klein bis ca. 5 Teilnehmer, mittel bis ca. 15 Teilnehmer) im KIZ ausgeliehen werden, das über USB mit einem Notebook verbunden wird. 

Jeder Mitarbeiter kann DFNConf oder Webex verwenden. Im Moodle steht noch Big Blue Button zur Verfügung.

DFNConf

Jeder Mitarbeiter kann automatisch mit seinem Login DFNConf nutzen (Link zum Veranstalter-Login ). 

Wichtige Merkmale von DFNConf:

  • kein komerzieller Clouddienst, wird innerhalb des DFN betrieben
  • es können feste Räume eingerichtet und dafür sowohl Gastgeber als auch Teilnehmer-PINs (optional) vergeben werden, d.h. man kann auch problemlos die PIN an Vertretungen übergeben oder einen Raum für Studenten im Forschungsprojekt einrichten
  • bis zu 100 Teilnehmer möglich, bei größeren Teilnehmerzahlen ist ein Streaming-Link sinnvoll
  • Aufzeichnung ist möglich

Webex

Der Zugang für Webex muss vom Veranstalter per Mail an support.digitalelehre@uni-erfurt.de beantragt werden! Anschließend erhalten Sie eine Aktivierungsmail!

Wichtige Merkmale von Webex:

  • jeder Account hat einen persönlichen Raum mit einem festen Link, der für spontane Treffen genutzt werden kann und aus Datenschutzgründen immer eine Lobby hat (Teilnehmer muss aktiv hereingelassen werden)
  • Für planmässige Treffen von Arbeitsgruppen oder für Veranstaltungen können Meetings angesetzt werden, auch regelmässige Termine sind möglich, Lobby ist dann optional
  • Teilnehmer mit webex-Account können automatisch zum Co-host gemacht werden, entweder durch gezielte Auswahl oder automatisch wer zuerst beitritt
  •  maximal 1000 Teilnehmer
  • Aufzeichnung möglich

Hilfe

FAQ Webex

Welche Möglichkeit gibt es eine Online-Sprechstunde einzurichten?

  • Unter Einstellungen im persönlichen Raum die automatische Sperre aktivieren, damit ist der Raum für alle Teilnehmer gesperrt
  • Der Link des persönlichen Raums kann für die Online-Sprechstunde bekanntgegeben werden, ein Teilnehmer kommt immer erst in den Vorraum und kann ggf. auch den Inhaber des persönlichen Raums informieren (erhält email)
  • unabhängig davon sieht der Inhaber in seinem Client die wartenden Teilnehmer in der Lobby und kann die einzeln zulassen, erst dann sind sie in dem Meeting
  • es können auch beliebig Teilnehmer zwischen Meetingraum und Lobby verschoben werden

Natürlich können wie bisher auch konkrete Termine für Sprechstunden vereinbart und dafür jeweils ein Raum mit Einladung an den/die Betreffenden versendet werden. Dann können nur genau diese Teilnehmer nur zu dieser Zeit in den betreffenden Raum.

Probleme beim Beitreten eines Meetings

Achten Sie darauf, dass Sie als Browser weder den Internet Explorer noch Microsoft Edge benutzen! Verwenden Sie so zum Beispeil nur aktuelle Versionen von FireFox oder Google Chrome. 

Die Verbindung des Moderators ist abgebrochen und jemand anderes wurde zum Moderator ernannt. Nach welchen Kriterien passiert das?

Wenn der Gastgeber eines Meetings die Verbindung trennt, bevor der
Gastgeberrolle übertragen wird, weist Webex Meetings die Gastgeberrolle
in der folgenden Reihenfolge neu zu:

  1. Alternativer Gastgeber
  2. Im Moderator angemeldet
  3. In Teilnehmer angemeldet
  4. Moderatoren, die nicht angemeldet sind
  5. Teilnehmer, die nicht angemeldet sind
  6. Benutzer, die sich über ein Gerät einwählen

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