Videokonferenz

Allgemeines

An der Universität Erfurt haben Sie zwei Möglichkeiten:

  1. ortsgebunden: Videokonferenzsystem im KIZ R 0.10, Senatssaal oder LG2/313
  2. am Arbeitsplatz: Webkonferenz über DFN-Server oder Cisco Webex-Produkte

Nicht möglich sind Verbindungen zu individuellen Videokonferenzdiensten wie Skype. Skype ist auch aus Datenschutzsicht nicht für den dienstlichen Einsatz geeignet. Eine Verbindung des Videokonverenzsystems (VK) mit einem einzelnen PC oder Notebook ist nur mit einer speziellen Software möglich.

Prinzipiell können fremde Clients über Webschnittstelle oder mit einem SIP-Client (z.B. Linphone) an einer DFN-Videokonferenz teilnehmen. Es gibt da aber technische Einschränkungen, die im konkreten Szenario beachtet werden müssen. 

Wenden Sie sich bei Problemen an rz@uni-erfurt.de


Damit Sie wissen welches System Sie für die Durchführung einer Videokonferenz verweden sollten, stellen wir Ihnen diese Übersicht zu den verschiedenen Videokonfernezsystemen zur Verfügung. Bei Fragen zu den einzelnen Videokonferenzsystemen hat die Task Force "Digitale Lehre" alle wichtigen Informationen zum Thema Digitale Lehre zusammengefasst und in einem Moodle-Raum für alle Lehrenden veröffentlicht. Die Kursbezeichnung und den Schlüssel finden Sie in der Mail von Prof. Dr. Mannhaupt vom 24.04.202.

Videokonferenzsysteme an der Universität

Die Universität Erfurt bietet im KIZ Raum 0.10, im Senatssaal sowie im LG2 Raum 313 stationäre Videokonferenzsysteme.

  • Verbindungen mit anderen raumgebunden Videokonferenzsystemen weltweit (Standard H.323, SIP)
  • Nutzung des virtuellen Konferenzraums des DFN (MCU) für mehr als 2 Teilnehmer

Zur Nutzung der MCU sind genauere Informationen auf den Seiten des DFN-Vereins zu finden. Die Administration erfolgt durch das URMZ.

Zur Vorbereitung einer Videokonferenz, bitte mindestens 14 Tage vorher beim URMZ melden und folgende Fragen beantworten bzw. Punkte beachten:

  • wann soll die Videokonferenz stattfinden (Tag, Uhrzeit, Dauer)?
  • sind insgesamt mehr als 2 Videokonferenz-Systeme beteiligt (d.h. Punkt-zu-Punkt oder Mehrpunkt-Konferenz)?
  • wieviele Teilnehmer werden hier erwartet (Raumgröße, Systemauswahl)?
  • gibt es auch eine Präsentation, in welche Richtung (entfernt, lokal, beides)?
  • findet eine Diskussion statt oder nur ein Vortrag entfernt/lokal?
  • steht am entfernten Standort ein Videokonferenzsystem zur Verfügung (technischen Ansprechpartner mitteilen)?
  • nach Klärung der Fragen muss der geeignete Raum gebucht und einige Tage vorher ein Test mit den anderen Teilnehmern (Videokonferenzsystemen) durchgeführt werden (möglichst zur ungefähr gleichen Uhrzeit wegen der Umgebungsbedingungen)

Hinweise zur Durchführung von Videokonferenzen

  • Prüfung der Invernetverbindung:
    • Stabile Internetverbindungen sind zwingend erforderlich; Kabelverbindungen sind immer stabiler als WLAN
    • bei DSL-Anschlüssen geringere Bandbreite der Senderichtung beachten und ggf. Videoauflösung geringer wählen
    • parallele Nutzung durch andere Nutzer/Anwendungen beachten und ggf. abschalten
  • für das Senden des eigenen Bildes muss die Prozessorleistung ausreichend sein, bei Geräten älter als 5 Jahre kann es Probleme geben
  • Kamera (Bildausschnitt) und Beleuchtung (Fenster, Lichtquellen) prüfen
  • Headset verwenden, z.B. vom Mobiltelefon (richtigen Anschluss am Notebook beachten, Kombistecker oder Adapter für getrennte Mikrofon und Lautsprecher-Klinke, ggf. Bluetooth-Kopplung möglich)
  • Verwendung der richtigen Geräte in der Videokonferenzsoftware (auch im Browser) prüfen und möglichst testen, ggf. als Standardgeräte im Betriebssystem auswählen
  • Machen Sie vor dem eigentlichen Meeting einen Testdruchlauf! Nutzen Sie hierzu ein Testmeeting:
  • Mikrofon in der Konferenz immer stummschalten, wenn man selbst nicht spricht
  • Veranstalter sollten alle Teilnehmer wenn möglich zuerst stummschalten und erst zur Diskussion freigeben, dann ggf. auch nur einzeln, falls sich die Teilnehmer nicht selbst stummschalten
  • Bei mehr als 10 Teilnehmern ist eine zusätzliche Person als Assistent für den Veranstalter sehr sinnvoll, die komplett die Steuerung der Diskussion übernimmt (wer meldet sich, wer wird freigeschaltet)
  • Veranstalter sollten das geeignete Tool wählen, bei sehr großer Teilnehmerzahl (z.B. Vorlesung) ist eher ein Streaminglink sinnvoll, d.h. kein Audio/Video der Teilnehmer, ggf. Chatfunktion für Rückfragen möglich

Datenschutz

Datenschutz beachten:

  • Datenschutzfreundliche Einstellungen bei der Konfiguration auswählen
  • Information der Nutzer vor Verwendung des Tools mit Hinweis auf eine umfassende Datenschutzerklärung

DFN-Recht hat zu dieser Thematik aufgrund der aktuellen Situation einen Sondernewsletter veröffentlicht.

Mobile Videokonferenz

Videokonferenzen können auch vom PC oder Notebook mit Webbrowser oder Softwareclient durchgeführt werden. Die Qualität ist aber sehr stark von Kamera und Mikrofon abhängig, ein Headset ist dringend zu empfehlen. Für kleine Gruppen kann ein mobiles Konferenzsystem (klein bis ca. 5 Teilnehmer, mittel bis ca. 15 Teilnehmer) im KIZ ausgeliehen werden, das über USB mit einem Notebook verbunden wird. Über das Veranstalter-Login kann jeder einen virtuellen Konferenzraum einrichten.

Für die Durchführung von Vorlesungen kann alternativ Adobe Connect genutzt werden, falls das Standardsystem die Anforderungen nicht erfüllt. Erläuterungen dazu finden sie auf den Seiten des DFN-Vereins.

Alle Mitarbeiter der Universität Erfurt können sich dort mit ihrem Login anmelden.

Cisco Webex

Die Universität Erfurt bietet neben den Adobe Connect auch verschiedene Produkte von Cisco Webex an.

Betrachten Sie Ihren eigenen persönlichen Webex-Raum (dort befinden Sie sich nach Anmeldung) als Ihren eigenen Konferenzraum.

Sie erhalten einen individuellen Link, der immer gleichbleibt, und den Sie sich leicht merken können, damit Ihre Kollegen immer wissen, wo Ihre Meetings stattfinden. Halten Sie ein Meeting sofort ab oder kopieren Sie die URL des persönlichen Raums in eine E-Mail (bei Outlook –Nutzern in eine Outlook-Kalendereinladung). Aneinandergereihte Meetings werden dank persönlicher Räume einfach durchführbar und Sie können die Teilnehmer über eine Lobby verwalten.

Erste Schritte im persönlichen Cisco Webex-Raum

Datenschutzerklärung des Anbieters

Der Zugang für Webex muss vom Veranstalter per Mail an support.digitalelehre@uni-erfurt.de beantragt werden! Sie erhalten anschließend eine Aktivierungsmail!

Webex Meeting

Teilen Sie Dokumente, Präsentationen und Anwendungen online. Führen Sie lebhafte und kreative Sitzungen/Videokonferenzen mit Kollegen, Studierenden, Forschungspartnern oder dezentral verteilten Teams - von zuhause oder unterwegs.

Erste Schritte in Webex Meeting für Gastgeber

Erste Schritte in Webex Meeting für Teilnehmer

Erste Schritte beim Beitreten zu einem Meeting, Event oder einer Schulungssitzung mit der Webex-Web-App (per Browser, ohne App-Installation)

Einführung und Anleitungen

Videotutorials

Webex Teams

Projekte und Innovationen entstehen heute im Team. Tauschen Sie mit Ihren Kollegen, Forschungspartnern oder Studierenden in eigens angelegten Bereichen Nachrichten aus, teilen Sie Dateien, Bilder oder Screenshots und entwickeln Sie kreative Ideen – gemeinsam, zu jeder Zeit und von überall.

Erste Schritte in Webex Teams

Einführung und Anleitungen

Videotutorials

Webex Events

Ob Forschungspräsentation, Mitarbeiterkommunikation, Konferenzen oder Webseminar – mit dem Cisco Webex Events können Sie einen großen Teilnehmerkreis (mehrere Tausend) erreichen. Chatfunktionen und Kommentarwerkzeuge lassen zudem eine interaktive Kommunikation mit Ihren Teilnehmern in Echtzeit zu.

Erste Schritte beim Beitreten zu einem Meeting, Event oder einer Schulungssitzung mit der Webex-Web-App (per Browser, ohne App-Installation)

Einem Webex Event beitreten

Einführung und Anleitung

Webex Training

Erleben Sie Online Schulungen in einer nahezu gleichen Qualität wie Präsenzveranstaltungen. Teilen Sie während der Schulung Dokumente und Präsentationen. Halten Sie Seminare für Studierende oder Mitarbeiter von geographisch voneinander entfernten Standorten ab.

Erste Schritte beim Beitreten zu einem Meeting, Event oder einer Schulungssitzung mit der Webex-Web-App (per Browser, ohne App-Installation)

Einführung und Anleitungen

Hilfestellungen und Anleitungen zu Cisco Webex

FAQ Webex

Welche Möglichkeit gibt es eine Online-Sprechstunde einzurichten?

  • Unter Einstellungen im persönlichen Raum die automatische Sperre aktivieren, damit ist der Raum für alle Teilnehmer gesperrt
  • Der Link des persönlichen Raums kann für die Online-Sprechstunde bekanntgegeben werden, ein Teilnehmer kommt immer erst in den Vorraum und kann ggf. auch den Inhaber des persönlichen Raums informieren (erhält email)
  • unabhängig davon sieht der Inhaber in seinem Client die wartenden Teilnehmer in der Lobby und kann die einzeln zulassen, erst dann sind sie in dem Meeting
  • es können auch beliebig Teilnehmer zwischen Meetingraum und Lobby verschoben werden

Natürlich können wie bisher auch konkrete Termine für Sprechstunden vereinbart und dafür jeweils ein Raum mit Einladung an den/die Betreffenden versendet werden. Dann können nur genau diese Teilnehmer nur zu dieser Zeit in den betreffenden Raum.

Probleme beim Beitreten eines Meetings

Achten Sie darauf, dass Sie als Browser weder den Internet Explorer noch Microsoft Edge benutzen! Verwenden Sie so zum Beispeil nur aktuelle Versionen von FireFox oder Google Chrome. 

Die Verbindung des Moderators ist abgebrochen und jemand anderes wurde zum Moderator ernannt. Nach welchen Kriterien passiert das?

Wenn der Gastgeber eines Meetings die Verbindung trennt, bevor der
Gastgeberrolle übertragen wird, weist Webex Meetings die Gastgeberrolle
in der folgenden Reihenfolge neu zu:

  1. Alternativer Gastgeber
  2. Im Moderator angemeldet
  3. In Teilnehmer angemeldet
  4. Moderatoren, die nicht angemeldet sind
  5. Teilnehmer, die nicht angemeldet sind
  6. Benutzer, die sich über ein Gerät einwählen