Organisation von Veranstaltungen

Studentinnen vor der Willy Brandt School Erfurt
Zwei Studierende vor dem Haupteingang der Uni Erfurt
Studierende vor der Willy Brandt School Erfurt

Sie planen eine Veranstaltung auf dem Campus der Universität? Bitte informieren Sie sich rechtzeitig über die Antragstellung und die mit der Genehmigung verbundenen Auflagen, damit Ihre Veranstaltung ein Erfolg wird.

Anfragen sowie den Antrag richten Sie bitte an hausverwaltung@uni-erfurt.de

Öffentlichkeitsarbeit: Pressearbeit, Veranstaltungsankündigung und Werbung

Die Stabsstelle Hochschulkommunikation berät und unterstützt Sie gern bei der Gestaltung und Umsetzung von internen und externen Kommunikationsmaßnahmen zu Ihrer Veranstaltung. 

  • Wir stellen Ihnen Vorlagen für Plakate und Aushänge bereit.
  • Wir nehmen Ihre Veranstaltung in den zentralen Veranstaltungskalender der Universität auf.
  • Wir verfassen und veröffentlichen ggf. eine Pressemitteilung (bei öffentlichen Veranstaltungen, die für einen Adressatenkreis außerhalb der Hochschulöffentlichkeit relevant sind).
  • Wir verfassen und veröffentlichen ggf. eine News auf unserer Website.
  • Wir stellen Ihnen Campuspläne zur Kennzeichnung des Veranstaltungsortes bereit (Nutzen Sie außerdem unsere Anfahrtsseite zur Information für Ihre Gäste.).
  • Wir unterstützen Sie gern im Vorfeld bei der Planung Ihrer Social-Media-Maßnahmen und ermöglichen Ihnen ggf. auch die Verbreitung über die zentralen Kanäle der Universität. 

Bitte beachten Sie, dass die Hochschulkommunikation keine Veranstaltungen fotografisch begleiten kann. Sollten Sie eine Veranstaltung o.ä. planen, bei der Fotos benötigt werden, benennen wir Ihnen jedoch gern geeignete (externe) Fotografen, mit denen Sie dann selbst entsprechende Konditionen vereinbaren können. Weitere Informationen zum Foto-Service

Ausstattung: Namensschilder, Pinnwände, Vorlagen usw.

Räume und Hotels buchen

Veranstaltungsräume

  • Für die Vergabe von Veranstaltungsräumen (Räume der Universität Erfurt) wenden Sie sich bitte an das Dezernat 1: Studium & Lehre.
  • Für die Nutzung der Räumlichkeiten der Domstrasse 10, wenden Sie sich bitte an das Dekanatssekretariat der Katholisch-Theologischen Fakultät.
  • Für die Nutzung des IBZ (Internationales Begegnungszentrum) kontaktieren Sie das Dezernat 4: Gebäudemanagement.
  • Ggf. wollen oder müssen Sie auf externe Räumlichkeiten ausweichen, die nicht durch die Universität Erfurt verwaltet werden. Bitte beachten Sie, dass eventuell Kosten anfallen sowie, dass die Nutzung über einen Nutzungsvertrag geregelt wird. Mögliche Räume sind:

Hotels

Das Dezernat 3: Finanzen stellt eine Übersicht mit Hotels und Pensionen in Erfurt bereit, mit denen Rahmenvereinbarungen getroffen wurden. 

Weitere Informationen erhalten Sie auf unseren Seiten zum Thema Dienstreisen. 

Verträge: Vergabe und Honorarverträge

Vergabe

Bitte beachten Sie, dass für Liefer- und Dienstleistungen Schwellenwerte gelten und Sie ggf. bei Überschreitung dieser Werte ein Vergabe-Verfahren für den Einkauf von Leistungen durchführen müssen. Informationen zur Vergabe

Honorarverträge

Vertragsvorlagen sowie Hinweise zur Abrechnung von Dienst-, Werk und Honorarverträgen finden Sie auf unserer Seite Werkverträge, Dienstverträge, Honorarverträge für Gastvorträge

Grillplatz mieten

Zur Nutzung des Grillplatzes nutzen Sie das elektronische Reservierungsformular von Dezernat 4. 

Recht: GEMA, Urheberrecht und Datenschutz

Bitte beachten Sie, dass bei der Organisation von Veranstaltungen nicht nur hochschulinterne Richtlinien wie z.B. die Hausordnung Anwendung finden, sondern auch (inter)nationale Gesetze.

Bei allen Aufführungen (wie Musik, Foto und Film) kann das Urheberrecht relevant sein, das z.B. durch Verwertungsgesellschaften wie die GEMA vertreten wird. Bei Anmeldeprozessen oder auch im Rahmen der Veranstaltung (Namensschilder, Fotos etc.) müssen Sie die Vorgaben der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) im Blick behalten. Einen guten Überblick zum Thema "DSGVO und Veranstaltungen an Hochschulen" vermittelt die folgende Seite der Hamburg Open Online University.

Info-Seite "Veranstaltungen an Hochschulen & Datenschutz"(Hamburg Open Online University )

Bei konkreten Fragen zur Umsetzung kontaktieren Sie bitte die Datenschutzbeauftragte der Uni Erfurt.

Technische Hilfen und Bedienungsanleitungen

  • Senatssaal: Einbruchmeldeanlage //Klima- bzw. Heizungsanlage: Bitte beachten Sie, dass die Klima- bzw. Heizungsanlage nur bei Bedarf eingeschaltet wird. Bitte melden Sie Ihren Bedarf einen Tag vorab bei der Betriebstechnik an.

Hinweis Support

Bitte beachten Sie: Eine Hilfestellung bzw. technische Beratung für Hybridveranstaltungen erfolgt direkt durch die Kolleg*innen der Medientechnik im Universitätsrechen- und Medienzentrum.

Notfälle

Wichtige Informationen und Kontakte in Notfällen hält die Universität Erfurt auf ihrer Website bereit.

Link zur Notfall-Website

Sie planen eine Graduierungsfeier? Ein paar Tipps und Kontakte:

Graduierungsfeiern sind ein wichtiges Ereignis zum Abschluss eines Studiums an der Universität. Sie werden als Ausdruck der Verbundenheit und Wertschätzung der Studierenden bzw. Absolvent*innen durch den Studiengang, das Fachgebiet, die Fakultät, kurz: die Universität, wahrgenommen. Und für die Universität sind sie eine wunderbare Gelegenheit, in guter Erinnerung zu bleiben.

Solche Feiern, das haben die vergangenen Jahre gezeigt, können unterschiedlichen Charakters sein. Vom Festakt, über einen Empfang bis hin zur Get-Together-Party mit oder ohne Angehörige, ist je nach Fachkultur vieles denkbar. Die Fakultäten, Fachgebiete und Studiengänge sind dabei völlig frei in der Gestaltung. Wichtig ist, frühzeitig mit der Planung zu beginnen. Dazu gehören u.a.

  • Initiative und Verantwortung sollten beim Studiengang/der Fachrichtung bzw. in der Fakultät liegen; Studierende/Absolvent*innen können und sollten dies nicht allein verantworten. Deshalb:
  • Einbindung der Dekanate: Die Dekanate sollten um alle Initiativen zu Graduierungsfeiern wissen und eng in Planung und Durchführung eingebunden sein, beispielsweise für Grußworte, Festreden und/oder Auszeichnungen.
  • Terminfestlegung: Bewährt hat sich einmal jährlich, nicht zu spät nach Notenschluss/Zeugniserstellung (September), nicht während des Weihnachtsmarktes, nicht vormittags, gut ist für die meisten November.
  • Raumbuchung: Bewährt haben sich die Hörsäle und das Foyer im KIZ sowie das Coelicum (Domstraße 10), sofern keine externen Räume angedacht sind. Für die Nutzung von Räumen der Universität Erfurt wenden Sie sich bitte an das Dezernat 1: Studium und Lehre.
  • Einladungen: Hier gilt es, geeignete (datenschutzkonforme) Wege zu finden, um alle Adressat*innen zu erreichen. Bei konkreten Fragen zur Umsetzung kontaktieren Sie bitte die Datenschutzbeauftragte der Uni Erfurt.
  • Zur Finanzierung haben sich Modelle bewährt, die die anfallenden Kosten für Catering, Raumausstattung, Musik, Deko u.ä. über Selbstzahler, Eintrittskarten oder Teilnahmebeitrag bestreiten. Bitte beachten Sie: Die Abwicklung solcher Kosten ist über den Uni-Haushalt nicht möglich. Es hat sich aber bewährt, dies über einen (Alumni-)Verein, Freundeskreis o.ä. zu tun. Mittel für Elemente der Feier, die haushalterisch abrechenbar sind (z.B. Gastredner, Blumendekoration etc.), können, sofern der Sachmittelhaushalt der Fakultät vollständig ausgeschöpft ist, nach Rücksprache mit dem Kanzler anteilig aus zentralen Mitteln übernommen werden.
  • Achten Sie bitte darauf, dass bei Musik u.U. GEMA-Gebühren anfallen könnten.
  • Merchandising: Sie suchen noch nach einem netten Geschenk als Erinnerung an die Universität Erfurt? Vielleicht werden Sie in unserem Merchandising-Shop fündig…
  • Die Hochschulkommunikation bietet eigens für die Graduierungsfeiern A4-Mappen (z.B. zur Überreichung von Urkunden o.ä.) an. Außerdem hält sie Postkarten sowie einen Button als Gimmick zur Erinnerung an die Studienzeit bereit. Melden Sie sich gern!
Mappen, Postkarten und auch Deko-Elemente wie Rollups und Tischhussen für Ihre Graduierungsfeier können Sie bei der Hochschulkommunikation bekommen.

Online-Veranstaltungen

Wir bieten Ihnen verschiedene Möglichkeiten, Ihre Veranstaltungen online durchzuführen und für ein breites Publikum zu streamen. Bei einem Live-Stream bei Youtube und Facebook kann der Stream im Anschluss der Veranstaltung als Video bereitgestellt werden. Eine Webex-Veranstaltung kann ebenfalls aufgezeichnet und später als Video-Link veröffentlicht werden.

Für interne Veranstaltungen können Sie folgende Tools nutzen:

  • BigBlueButton über Moodle (max. 500 Teilnehmer*innen gleichzeitig an der Uni Erfurt)
  • Webex Meeting oder Event (max. 1.000 Teilnehmer*innen)
  • DFNconf

Für externe Veranstaltungen gibt es folgende Tools:

  • Webex Meeting oder Event (max. 1.000 Teilnehmer*innen)
    • Youtube-Stream (unbegrenzt)
    • Facebook-Stream (unbegrenzt)
  • DFNconf

Sofern Sie eine externe technische Begleitung (z.B. Kamera-Team) haben, können Sie auch direkt (ohne Webex) auf unseren Kanälen (Youtube) streamen. Das URMZ empfiehlt zudem DFNConf für den Live-Stream von Videokonferenzen (besserer Datenschutz): DFNConf Live-Streaming

Hinweise zum Live-Stream

Youtube-Kanäle

Zentrale Kanäle der Uni Erfurt:

Sofern Sie über einen eigenen Kanal verfügen, kann dieser auch genutzt werden. Für einen einmaligen Stream empfehlen wir die Nutzung des Uni-Kanals.

Anleitung für ein Youtube-Stream mit Webex

Voraussetzungen für einen Webex-Youtube-Live-Stream

Sie benötigen:

  • einen Gastgeber-Account für Webex,
  • der für das Streaming durch das URMZ freigeschaltet ist und
  • die Gastgeberrolle in der Veranstaltung.

Erst dann haben Sie die Option zum Streamen.

Anleitung Live-Stream mit Webex auf Youtube (pdf)

FAQ zum Live-Stream

Wo wird mein Stream veröffentlicht?
Sie können über einen Youtube-Kanal streamen. Die Uni Erfurt hat für das Streamen von Veranstaltungen den Youtube-Kanal „Uni Erfurt Live“ eingerichtet. Außerdem besteht die Möglichkeit, den Stream über eine Facebook-Seite verfügbar zu machen.

Kann ich den Stream vorher testen?
Ja, vereinbaren Sie dafür bitte einen Termin mit der Hochschulkommunikation. Wir legen für Sie einen Test-Stream bei Youtube an.

Kann ich den Stream danach noch einmal allein testen?
Nein. Ganz wichtig: Bitte richten Sie den Stream erst zur richtigen Veranstaltung ein, dann sind Sie automatisch „live“. Ggf. können wir auch einen weiteren Test-Stream im Vorfeld anlegen.

Woher erhalte ich den Schlüsselcode, den ich bei Webex eingeben soll?
Den Code erhalten Sie von uns. Jeder Code wird individuell durch uns für Sie im Youtube-Kanal erstellt. Für eine Reihe, wie z.B. die Ringvorlesung, kann immer derselbe Schlüssel verwendet werden.

Läuft der Stream zeitgleich zur Webex-Veranstaltung ab?
Bitte beachten Sie, dass der Stream einige Sekunden verzögert startet. Das sollten Sie für Fragen, die Sie über den Youtube-Chat erreichen, berücksichtigen.

Wird der Webex-Chat ebenfalls gestreamt?
Nein, der Chat innerhalb Ihrer Webex-Veranstaltung ist für Zuschauer des Streams nicht sichtbar. Aber: Sichtbar sind die Teilnehmer des Meetings (mit Namen, ggf. auch mit Bild).
Zuschauer des Streams sehen bei Youtube einen extra Chat. Personen mit einem Youtube-Account können den Chat nutzen.

Benötige ich für den Youtube-Chat eine Moderation?

Ja, wir empfehlen dringend eine Moderation für den Chat. Diese Person kann Ihnen die Fragen auch über den Webex-Chat oder persönlich zukommen lassen und ggf. Kommentare melden. Beim Stream über den Youtube-Kanal „Uni Erfurt Live“ können Sie im eingeloggten Zustand (Sie erhalten von uns temporär Zugriff auf den Kanal) auch als „Uni Erfurt“ antworten.

Kann ich Zuschauer*innen über Webex UND Youtube teilnehmen lassen?

Technisch ist es möglich, auch Zuschauer direkt in die Webex-Veranstaltung einzuladen. Aber wir empfehlen Ihnen aus organisatorischen (Betreuung von zwei Chats) und datenschutztechnischen Gründen (alle Teilnehmer*innen innerhalb der Webex-Veranstaltung sind mindestens mit ihrem Namen sichtbar), nur die Moderatoren und Referent*innen in Webex einzuladen.

Vorlagen

Sie können für Ihre Webex-Meetings einen virtuellen Hintergrund einsetzen. Hierfür haben wir für Sie Beispiele bereit gestellt:  Webex-Hintergründe

Startfolie Live-Übertragung
Beispiel

Für den Start der Online-Veranstaltung empfiehlt sich, vorerst eine Folie einzublenden, auf dieser der Titel und die Startzeit steht. Nutzen Sie hierfür und für die Erstellung des Vorschaubilds für die Live-Übertragung bei Youtube am besten unsere Vorlagen: PowerPoint-Präsentationen

Checkliste für Live-Stream

Vorab

  • Gastgeber-Konto für Webex beim Rechenzentrum (URMZ) beantragen
  • Freischaltung für Webex-Streaming über URMZ
  • mit Referent*innen klären, dass ihr Vortrag gestreamt wird und ggf. nachträglich via Link öffentlich verfügbar ist
  • Termin und Titel an die Pressestelle der Uni für News und Kalender melden
  • Video und Ton testen
  • Folien erstellen (Startfolie mit Titel und Uhrzeit, Pause, technische Schwierigkeiten)

Bei Nutzung des Youtube-Kanals: Uni Erfurt Live

  • Streaming-Link & Video bei der Hochschulkommunikation beantragen
  • Test-Streaming mit Absprache (URL, Schlüsselcode) durchführen

Zur Veranstaltung

  • Gastgeberrolle einnehmen
  • Verknüpfung von Webex mit Youtube (URL, Schlüsselcode)
  • Streaming-Link oder Video auf der Website einbinden
  • Moderationsrolle vergeben
  • Youtube-Chat im Blick behalten

Rechtliche Hinweise für das Streamen von Veranstaltungen

Bereits oben auf dieser Seite haben wir auf die Themen GEMA, Datenschutz und Urheberrecht bei Veranstaltungen hingewiesen. Auch beim Streamen von Live-Veranstaltungen und dem nachträglichen Bereitstellen des Videos gilt, rechtliche Stolperstellen zu vermeiden. 

Wir empfehlen Ihnen das folgende Video für einen Überblick zur Rechtslage. 

THINK TANK extended - Thomas Waetke über STREAMING VON EVENTS - PROBLEME & LÖSUNGEN

Bitte beachten Sie: Sobald Sie sich das Video ansehen, werden Informationen darüber an Youtube/Google übermittelt. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Google Datenschutzerklärung.

Hinweise zu Webex

Informationen zu Videokonferenzsystemen (URMZ)

Kontakt zum Live-Stream-Team

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