Zum 01.01.2024 traten durch die Novellierung des Thüringer Vergabegesetzes verschiedene Neuregelungen in Kraft, die Auswirkungen auf die Beschaffungsprozesse und die Durchführung von Vergabeverfahren an der Universität Erfurt haben.
Einheitlich für Bau-, Liefer- und Dienstleistungen wurde die Wertgrenze für Direktaufträge auf 7.000 € netto angehoben, was den zuständigen Stellen einen vereinfachten Beschaffungsvorgang ermöglicht. Die Einhaltung der Haushaltsgrundsätze ist mittels des Formulars Direktauftrag gem. § 1 Abs. 2 Thür VgG zu dokumentieren.
Bei Beschaffungen oberhalb der Wertgrenze von 7.000,00 € netto genügt eine Angebotseinholung per "einfacher" E-Mail nicht den vergaberechtlichen Anforderungen der §§ 10 und 11 Vergabeordnung (VgV). Zur Angebotseinholung sind daher ausschließlich sichere Vergabeplattformen, wie die e-Vergabeplattform des Bundes, bzw. den Anforderungen entsprechende spezielle E-Mail Lösungen zu nutzen.
Bis zur Implementierung einer vergaberechtskonformen E-Mail-Lösung übernimmt ab 01.09.2024 die Vergabestelle die Angebotseinholung über die e-Vergabeplattform des Bundes. Die Benennung der zur Angebotsabgabe aufzufordernden (in der Regel mindestens drei) Marktteilnehmer, einschließlich der Prüfung deren Eignung, obliegt grundsätzlich der Bedarfsstelle.
Die Bedarfsstellen werden gebeten, sich bei bestehendem Beschaffungsbedarf möglichst frühzeitig mit der Vergabestelle in Verbindung zu setzen, spätestens jedoch vier Wochen vor geplantem Vertragsschluss. Bitte beachten Sie, dass im Einzelfall mit längeren Bearbeitungszeiten zu rechnen ist.
Davon ausgenommen sind freiberufliche Leistungen (z.B. Lektorate, Übersetzungen) sowie per Honorarvertrag der Universität Erfurt zu beauftragende Leistungen. Hier ist weiterhin die Angebotseinholung per einfacher E-Mail durch die Bedarfsstellen zugelassen.
Details sind dem Kanzelrundschreiben Nr. 06/2024 vom 24.07.2024 und der Übersichtstabelle zu entnehmen.
Verbrauchsliteratur kann und soll in den Fachbereichen und an den Lehrstühlen eigenständig beschafft und finanziert werden. Von der Universitätsbibliothek müssen indessen alle Beschaffungen von Medien getätigt werden, die zum “nicht verzehrenden” Gebrauch bestimmt sind. Dazu zählen auch Lehr- und Schulbücher in Einzel- oder Mehrfachexemplaren sowie Zeitungs- und Zeitschriftenabonnements.
Erfolgt die Beschaffung außerhalb der Universitätsbibliothek ist auf der Rechnung der Vermerk “Verbrauchsliteratur” anzubringen.
sh. auch Kanzlerrundschreiben vom 05.05.2023
Beschaffungsrichtlinie vom 24.07.2024 (Richtlinie für die Durchführung von Beschaffungen an der Universität Erfurt)
Unterschriftenordnung der Universität Erfurt vom 24.07.2024
Rundschreiben des TMWWDG vom 12.03.2024 Gesetz zur Änderung des ThürVgG vom 16.11.2023Thüringer Verwaltungsvorschrift zur Vergabe öffentlicher Aufträge (ThürVVöA) vom 22.09.2021 Thüringer Vergabegesetz (ThürVgG) mit Fassung vom 23.01.2020
Im sog. Unterschwellenbereich sind grundsätzlich folgende Verfahrensarten einschlägig:
Ohne Einholung von Vergleichsangeboten können die Budgetverantwortlichen selbst im Namen der Universität Erfurt Liefer- und Dienstleistungen bis zu einer Grenze von 1.000 € netto als Direktauftrag auslösen, sofern keine abweichenden Zuständigkeiten festgelegt wurden. Eine Direktbeauftragung von Bauleistungen ist bis zur Grenze von 3.000 € netto zulässig. Die Vergabestelle ist hierbei nicht zu beteiligen.
Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ist jeweils zu beachten. Sofern keine Nutzung der Formularverträge der Universität Erfurt vorgegeben ist, können Bestellungen formlos, d.h. entweder telefonisch, per Fax oder online ausgelöst werden. Durch die Bedarfsstelle erfolgt in geeigneter Weise eine Dokumentation, die die vorherige Preisermittlung zum Nachweis der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit beinhaltet. Diese Dokumentation ist zu Revisionszwecken aufzubewahren.
Aufträge oberhalb der Bagatellgrenze bis 7.000 € netto können in einem vereinfachten Verfahren vergeben werden. Eine verpflichtende Eignungsprüfung der Anbieter findet nicht statt und es genügt der Beleg eines Vergleichspreises oder eine sachliche Begründung, warum nur ein Anbieter für die Leistungserbringung in Betracht kommt. Sofern der Vertragsschluss in Übereinstimmung mit den Vorgaben der Beschaffungsrichtlinie sowie der Unterschriftsordnung der Universität Erfurt nicht unter Verwendung der von der Universität Erfurt vorgegebenen Vertragsmuster erfolgt, ist die Einhaltung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit mittels des Formulars Direktauftrag gem. § 1 Abs. 2 Thür VgG zu dokumentieren.
Das Splitten von Beschaffungen zur Umgehung der Wertgrenze für den Direktauftrag ist unzulässig.
Soll der Bagatell- oder Direktauftrag aus Drittmitteln finanziert werden, sind gegebenenfalls abweichende Bestimmungen des Mittelgebers zu beachten.
a) Freihändige Vergabe ohne weitere Einzelbegründung über 7.000 € bis 250.000 € netto:
In einem zum Teil formlosen Verfahren sind grundsätzlich mindestens drei Vergleichsangebote einzuholen, wobei unter geeigneten Anbietern möglichst zu wechseln ist.
b) Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb ohne Einzelbegründung bis 500.000 € netto:
In einem förmlichen Verfahren werden mindestens drei geeignete Anbieter zur Abgabe von Angeboten aufgefordert.
c) Öffentliche Ausschreibung oder beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb bis Erreichen EU-Schwellenwert:
In einem förmlichen Verfahren wird eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Angeboten aufgefordert bzw. nach einer Vorauswahl von in der Regel nicht weniger als fünf geeigneten Bietern im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbs wird der Auftrag nach Angebotsaufforderung dieses Bieterkreises vergeben.
a) Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb ohne weitere Einzelbegründung über 7.000 € bis 50.000 € netto:
Entscheidet sich der Auftraggeber für eine Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb, sind in der Regel mindestens drei geeignete Unternehmen zur Abgabe eines Angebots bzw. zur Teilnahme an Verhandlungen aufzufordern. Auf die Durchführung einer Verhandlungsrunde darf nur dann verzichtet werden, wenn der Auftraggeber sich die unmittelbare Zuschlagserteilung in der bei Aufforderung zur Abgabe eines Angebots vorbehalten hat.
b) Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb ohne Einzelbegründung bis 100.000 € netto
c) Öffentliche Ausschreibung bis Erreichen EU-Schwellenwert:
In einem förmlichen Verfahren wird eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Angeboten aufgefordert bzw. nach einer Vorauswahl von in der Regel nicht weniger als drei geeigneten Bietern im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbs wird der Auftrag nach Angebotsaufforderung dieses Bieterkreises vergeben.
Freiberufliche Leistungen
Nach § 50 UVgO sind öffentliche Aufträge über Leistungen, die im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit erbracht oder im Wettbewerb mit freiberuflich Tätigen angeboten werden, grundsätzlich im Wettbewerb zu vergeben.
Dabei ist so viel Wettbewerb zu schaffen, wie dies nach der Natur des Geschäfts oder nach den besonderen Umständen möglich ist. Empfohlen wird ein Leistungswettbewerb mit mindestens drei Bewerbern.
Nach § 50 UVgO sind öffentliche Aufträge über Leistungen, die im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit erbracht oder im Wettbewerb mit freiberuflich Tätigen angeboten werden, grundsätzlich im Wettbewerb zu vergeben.
Dabei ist so viel Wettbewerb zu schaffen, wie dies nach der Natur des Geschäfts oder nach den besonderen Umständen möglich ist. Empfohlen wird ein Leistungswettbewerb mit mindestens drei Bewerbern.
gültig ab 01.01.2026
Grundsätzlich hat der Auftraggeber im Oberschwellenbereich die Wahl zwischen offenem und nicht offenem Verfahren mit Teilnahmewettbewerb, § 14 Abs. 2 VgV.
Architekten- und Planungsleistungen werden grundsätzlich im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb vergeben.
Übersichtstabelle über Zuständigkeiten und zu verwendende Formulare
Vergabedokumentation Verhandlungsvergabe über 7.000 € bis 30.000 € netto (Hinweis: Datei speichern und nicht direkt im Browser ausfüllen)
UVgO Bieterauskunft zur Eignung
Datenschutzhinweise Dezernat 5: Vergabestelle / Justiziariat - 09/2020
Vergabedokumentataion Freihändige Vergabe von Bauleistungen über 7.000 € bis 75.000 € netto(Hinweis: Datei speichern und nicht direkt im Browser ausfüllen)
VOB Bieterauskunft zur Eignung
Datenschutz Dezernat 5: Vergabestelle / Justiziariat - 09/2020
Rundschreiben Nr. 06/2024 = Aktualisierung der Richtlinie für die Durchführung von Beschaffungen an der Universität Erfurt
Rundschreiben Nr. 10/2019 = Neu- und Erstausstattung von Dienstzimmern für Landesbedienstete
Rundschreiben Nr. 06/2014 = Thüringer Verwaltungsvorschrift zur Vergabe öffentlicher Aufträge
Rundschreiben Nr. 05/2014 = Verfahren für Werk-, Dienst- und Honorarverträge: Einhaltung der vergaberechtlichen Vorschriften
Rundschreiben Nr. 02/2013 = Dienstanweisung für die Vergabe von Bau-, Liefer- und Dienstleistungen an der Universität Erfurt / Beschaffungsrichtlinie der Universität Erfurt
Universität Erfurt (Campus)
Nordhäuser Str. 63
99089 Erfurt