Dienstreisen

• Anlage 1: Dienstreiseantrag
• Anlage 2: Antrag auf Gewährung eines Reisekostenabschlags
• Anlage 3: Reisekostenrechnung
• Anlage 4: Tagegeldabrechnung bei Auslandsdienstreisen
• Anlage 5: Dienstreise Ausland A1
• Anlage 6: Reisekostenrechnung für Reisen ohne Tagegeld
• Anlage 7: Antrag auf Beschaffung einer Bahn Card Business
• Anlage 8: Antrag Deutschland-Ticket
• Erstattung von Exkursionskosten
• Antrag Reisekostenabrechnung für Gäste der Universität Erfurt

• Auslandskatalog 2025
• Kanzlerrundschreiben Nr. 06/2019 (zu Auslandsdienstreisen)
• Kanzlerrundschreiben Nr. 01/2025 (zu Auslandsdienstreisen) - Änderung zum Rundschreiben 06/2019
• Sonderraten 2025/2026

Die allgemeine Verwaltungsvorschrift zum Thüringer Reisekostengesetz (ThürRKG) sieht vor, dass die Genehmigung oder Anordnung grundsätzlich vor Antritt der Dienstreise zu erteilen ist. Daraus folgt, dass auch die Dienstreiseanträge grundsätzlich vor Antritt der Reise zu stellen sind und zwar so rechtzeitig, dass den genehmigenden Stellen hinreichend Zeit zur Prüfung und für ggf. notwendige Rückfragen bleibt.

Festlegung Einreichungsfristen

Folgende Einreichungsfristen für Dienstreiseanträge werden daher festgelegt:

• bei Inlandsdienstreisen: 2 Wochen vor Reise-Antritt
• bei Auslandsdienstreisen: (mindestens) 8 Wochen (für Beamte und privat krankenversicherte Tarifbeschäftigte) bzw. 4 Wochen (für gesetzlich krankenversicherte Tarifbeschäftigte) vor Reise-Antritt; bitte Anlage 5 dem Dienstreiseantrag beifügen

Wichtiger Hinweis zur Lehrverpflichtung

Während der Vorlesungszeit genießt die Durchführung der Lehrveranstaltungen höchste Priorität. Dienstreisen des zur Lehre verpflichteten Personals innerhalb der Vorlesungszeit sind daher auf das notwendige Minimum zu beschränken und nur unter der Bedingung, dass keine Lehrveranstaltungen ersatzlos ausfallen, zu genehmigen. Der Dienstreisende muss sicherstellen, dass in den Zeitraum der Dienstreise fallende Lehrveranstaltungen zeitnah vor- oder nachgeholt werden, wobei Präsenzlehre regelmäßig durch Präsenzlehre und nicht in einer anderen Lehrveranstaltungsform nachzuholen ist. Der Dienstreiseantrag hat die entsprechenden Informationen für den Genehmigenden zu enthalten.

Hinweise

• Kosten für Mietwagen, Taxi, höhere Übernachtungskosten als die festgelegten Höchstgrenzen lt. Städtekatalog bzw. Auslandsreisekostenverordnung sind nur erstattungsfähig, wenn diese vorab durch die Reisekostenstelle geprüft und genehmigt worden ist.
• Bei voraussichtlichen Kosten von über 100,00 € kann eine Abschlagszahlung (Anlage 2) beantragt werden. Dieser Antrag ist mit einer Kopie des genehmigten Dienstreiseantrages einzureichen.
• Bitte beachten Sie auch das Rundschreiben Nr. 05/2025 - Informationen zur Buchung von Flügen, Bahntickets etc. für genehmigte Dienstreisen (25.11.2025)

Unvollständig ausgefüllte Anträge bzw. Abrechnungsunterlagen können nicht bearbeitet werden. Dadurch entstehende Verzögerungen sind vom Dienstreisenden zu vertreten.

Die Reisekostenabrechnung (Formular Anlage 3, 4, 6) ist innerhalb von 3 Monaten nach Beendigung der Dienstreise bei der Abrechnungsstelle (Dezernat 3) einzureichen. Zu den Unterlagen gehören alle Reisebelege und der dazugehörige Dienstreiseauftrag. Die sachliche Unterschrift des Vorgesetzen/Genehmigenden ist vorher einzuholen. Mit der sachlichen Unterzeichnung wird lediglich bestätigt, dass die Dienstreise, wie in der Abrechnung ausgefüllt, stattgefunden hat. Die Reisekostenstelle stellt die für die Dienstreise notwendigen Kosten fest. Eine Kopie der Abrechnung erhält jeder Dientsreisende über die Hauspost. 

Der Bereich „Von der Abrechnungsstelle auszufüllen“ - grau unterlegt - unterhalb des Unterschriftsfeldes ist bitte freizulassen. Diese Felder werden vom Dezernat 3: Finanzen ausgefüllt.

Das Textfeld mit den Angaben zur Finanzierungsstelle, Kostenstelle, Sachkonto sind vom jeweiligen Mittelbewirtschafter auszufüllen.

Die Zuständigkeiten für die Genehmigung von Dienstreisen sind wie folgt geregelt:

Im Wege der Delegierung sind folgende Zuständigkeiten für alle Dienstreisen (In- und Ausland) begründet:

Vizepräsident*in für

• Studium und Lehre: Persönliche Referentin und Referenten für Akkreditierung und Studiengangsentwicklung
• Forschung und akademische Karriere: Personal des Referats Forschung und Nachwuchsförderung
• Internationale Angelegenheiten: Personal der Stabsstelle Internationales Büro

Diese Zuständigkeiten können innerhalb der genannten Bereiche nach wie vor vom Berechtigten delegiert werden. Dies ist dem Präsidenten bzw. dem Kanzler entsprechend anzuzeigen. Bitte beachten Sie dabei jedoch, dass Beschäftigte der Universität nicht in eigenen Angelegenheiten tätig werden dürfen.

Es ist also nicht möglich, die eigene Dienstreise selbst zu genehmigen.