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ERP - drei Buchstaben für die Unterstützung der Ressourcenplanung an der Uni Erfurt

In den vergangenen drei Jahren waren auf dem Campus der Uni Erfurt drei Buchstaben in beinahe aller Munde: ERP. Was hat es damit auf sich? Wir haben bei jemandem nachgefragt, der sich damit auskennt: Christian Schellhardt, Controller der Uni Erfurt und Hochschulprojektleiter für die Einführung der ERP-Software...

 

Was verbirgt sich hinter den drei Buchstaben ERP?
Die Abkürzung steht für „Enterprise-Resource-Planning“. Ein ERP-System ist eine komplexe Anwendung oder eine Vielzahl miteinander kommunizierender Anwendungssoftware- bzw. IT-Systeme, die zur Unterstützung der Ressourcenplanung der gesamten Organisation eingesetzt werden. Komplexe ERP-Systeme werden häufig in Teil-Systeme (Anwendungs-Module) aufgeteilt, die je nach Bedarf miteinander kombiniert werden können. An der Universität Erfurt wird jetzt das Produkt der MACH AG aus Lübeck für die Finanz- und Personalverwaltung implementiert.

Wofür braucht die Universität Erfurt solches System, bislang ging es doch auch ohne, oder?
Auch bisher war mit der Software der HIS (Hochschul-Informations-System) ein System für die Planung und Verwaltung der Finanz- und Personalressourcen im Einsatz. Durch die Einführung der kaufmännischen Buchführung im Jahr 2010 und der damit einhergehenden größeren Anforderungen war der weitere Einsatz des bisherigen Systems auch technologisch nicht mehr vertretbar. Deshalb haben sich die Thüringer Hochschulen auf eine gemeinsame Ausschreibung eines neuen Systems geeinigt. Diese fand im Jahr 2016 statt, 2017 begann dann die Konzeptionsphase.

Und wann wird das System auf dem Campus eingeführt?
Die Produktivsetzung des Systems erfolgt zum 1. Januar 2020. In den vergangenen Wochen und Monaten wurden die letzten konzeptionellen Arbeiten durchgeführt und das System mit relevanten Daten angereichert. Hierzu zählen beispielweise die Abbildung der Organisationsstruktur, das Anlegen der Abrechnungsobjekte und auch die Entwicklung des Rollen- und Berechtigungskonzepts. Aktuell wird noch an der manuellen Migration von Daten für etwa 1.200 haupt- und nebenberuflich tätige Personen gearbeitet.

Und welche Vorteile sind mit dem neuen ERP-System zu erwarten?
Mit der neuen Software kann sichergestellt werden, dass die Planung und die Bewirtschaftung der Ressourcen durchgehend nach den Grundsätzen der kaufmännischen Buchführung erfolgen kann. Durch die Verwendung aktueller Technologie ist zudem die Revisionssicherheit sichergestellt. Außerdem besteht die Möglichkeit, auch später noch weitere Module und Funktionalitäten in das System zu integrieren.

Wer wird denn mit dem neuen System künftig alles zu tun haben?
Im Bereich der zentralen Verwaltung werden das Dezernat 2: Personal und das Dezernat 3: Finanzen sowie die Stabsstelle Controlling intensiv mit dem neuen System arbeiten. Darüber hinaus werden alle Personen, die mit der Bewirtschaftung von Mitteln betraut sind, zu Informationszwecken die Software nutzen können. Die Einrichtung der lesenden Zugriffe für diese Personen erfolgt dann entsprechend der Befugnisse zur Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit. Für diesen Personenkreis werden ab Ende Januar/Anfang Februar Schulungen stattfinden. Hierfür folgt zu Beginn des Jahres 2020 eine gesonderte Einladung.

Übrigens: Am Mittwoch, 11. Dezember, findet eine Informationsveranstaltung zum neuen ERP-System für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Uni Erfurt statt. Beginn ist um 13 Uhr im Hörsaal 2 des KIZ, Ende gegen 15 Uhr. Im Vordergrund stehen allgemeine Informationen zu einführungsbedingten Änderungen sowie ein Überblick zu den Auswirkungen im Bereich der Mittelverwaltung.