Dezernat 4: Gebäudemanagement

Das Dezernat ist für den wirtschaftlichen Umgang von Nutzflächen und Energie zuständig. Die Planung der baulichen und infrastrukturellen Entwicklung der Universität bei Neu-, Um- und Erweiterungsbauma´ßnahmen, Gebäude- und Belegungsoptimierung sowie die Parkraumbewirtschaftung und die Pflege der Außenanlagen zählen zu den Kernaufgaben des Dezernats. Die Mitarbeiter*innen sind verantwortlich für den reibungslosen Ablauf in den Liegenschaften der Universität Erfurt und kümmern sich um alle Belange des kaufmännischen, technischen und infrastrukturellen Gebäudemanagements. Relevante Formulare und Unterlagen finden Sie auf den entsprechenden Themenseiten im hochschulinternen Servicebereich (Login notwendig).

Unsere Aufgaben

Arbeitsschutz

Bauangelegenheiten

  • Koordination von Bauvorhaben, für die die Universität Erfurt die Bauherreneigenschaft nach §15 ThürHG übernimmt
  • Koordination von Bauvorhaben in Zusammenarbeit mit dem Thüringer Landesamt für Bau und Verkehr
  • Durchführung des Bauunterhalts

Betriebstechnik

  • wirtschaftliches Betreiben der Universitätsanlagen
  • Wartung und Instandhaltung der elektro-, heizungs- und sanitärtechnischen Anlagen der Universität
  • Beheben von technischen Störungen

Havarien

Liegenschaftsverwaltung

Mittelbewirtschaftung

  • Planung und Verwaltung der zugewiesenen Haushaltsmittel
  • Rechnungsbearbeitung für das Dezernat 4: Gebäudemanagement
  • Rechnungslegung für Zufahrtsgenehmigungen, Porto- und Kopierkostenabrechnung

Poststelle

  • Annahme und Verteilung sämtlicher interner und externer Eingangspost
  • Vorbereitung der Bücher-, Brief- und Paketsendungen für den Postausgang
  • Bearbeitung jeglicher Briefzusatzleistungen (Einschreiben)
  • Einrichtung von Finanzierungsstellen zum Versand von Briefen und Paketen

Öffnungszeiten

Montag bis Donnerstag 08:30 - 11:30 Uhr, 13:00 - 15:00 Uhr

Freitag                               08:30 - 11:30 Uhr

Registratur und Archiv

  • Verwaltung von sämtlichem Schriftgut, das bei Erfüllung von Aufgaben der Universität erstellt oder empfangen wurde
  • Archivaufgaben
    • Geschichte der Universität dokumentieren und zur Wahrung ihrer Rechte beitragen
    • aus dem Schriftgut der Universität Erfurt das Archivgut ermitteln, übernehmen, verwahren, erschließen und nutzbar machen
      • Unter Schriftgut sind Urkunden, Amtsbücher, Akten, Schriftstücke, amtliche Publikationen, Karteien, Karten, Risse, Pläne, Plakate, Siegel, Bild-, Film- und Tondokumente und alle anderen, auch elektronischen Aufzeichnungen, unabhängig von ihrer Speicherungsform, sowie alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für die Erhaltung, das Verständnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind, zu verstehen.
      • Archivgut ist das Schriftgut, das von bleibendem Wert für die Erfüllung öffentlicher Aufgaben, für die Sicherung berechtigter privater Interessen oder für die Forschung ist.
  • Registraturaufgaben
    • Aufbewahrung aller über das Registraturprogramm zentral erfassten Unterlagen für den Verwaltungsbereich
    • Bereitstellung dieser Unterlagen zur Benutzung durch den zuständigen Sachbearbeiter
    • Dazu ist es notwendig, dass alle Sachbearbeiter:
      • Vorgänge, deren Bearbeitung abgeschlossen ist, unverzüglich, jedoch spätestens am Ende eines jeden Haushaltsjahres, zur Ablage in die Zentralregistratur geben
      • diese Vorgänge/ Schriftstücke mit dem jeweiligen Aktenzeichen versehen
      • die Aufbewahrungsfrist verbindlich festlegen
    • Die Registratur stellt die hierfür notwendigen Dokumente in der jeweils aktuellen Fassung zur Verfügung: Aktenplan, Aufbewahrungsrichtlinie des Freistaats Thüringen (Fassung 2019) sowie das Ablieferungsverzeichnis
    • Die Registratur berät die aktenführenden Stellen bei der Vergabe von Aktenzeichen sowie der Einrichtung neuer Aktenzeichen (Fortschreibung des Aktenplanes).
    • Die endgültige Festlegung des Aktenzeichens obliegt jedoch in jedem Fall dem zuständigen Sachbearbeiter und ist zur ordnungsgemäßen Ablage des Schriftgutes in der Registratur bzw. bei der späteren Übergabe an das Universitätsarchiv zwingend erforderlich.

Reinigung

  • Durch die beauftragten Dienstleistungsunternehmen werden die folgenden Reinigungsleistungen erbracht:
    • Reinigung der Räume, Flure und Sanitärräume
    • Leerung der Papierabfallbehälter in den Räumen und aller Abfallbehälter in den Fluren
    • Reinigung der Fenster
    • bei Bedarf werden auch Zwischen- und Baureinigungen durchgeführt

Schlüsselverwaltung

  • Reparatur und Austausch von Schlie´ßanlagen
  • Vorbereitung und Ausgabe von Schlüsseln
    • Beschaffungshinweise: Mitgliedern der Universität werden auf Antrag die zur Erfüllung der dienstlichen Aufgaben notwendigen Schlüssel für Diensträume zur Verfügung gestellt. Schlüssel werden nur gegen persönliche Unterschrift des Empfangsberechtigten oder bei Vorlage einer schriftlichen Vollmacht ausgegeben. Mit der Unterschrift werden die Bedingungen für den Erhalt, Besitz und Verlust von Schlüsseln anerkannt.
    • Schlüsselverlust und Haftung: Jede*r Schlüsselinhaber*in trägt alle Folgen eines schuldhaften Verlustes. Er/Sie haftet für die Kosten der Neubeschaffung von Schlüsseln, die bei schuldhaftem Verhalten entstehen oder entstanden sind. Neben den Kosten der Ersatzbeschaffung kann das Auswechseln von Teilen oder auch der ganzen Schließanlage erforderlich sein. Der Verlust eines oder mehrerer Schlüssel muss unverzüglich mitgeteilt werden. Gegebenenfalls ist gleichzeitig ein Antrag auf Ersatzschlüssel zu stellen. Grundsätzlich beschafft die Schlüsselverwaltung Ersatzschlüssel auf Rechnung des Schlüsselinhabers. Werden als verloren gemeldete Schlüssel wiedergefunden, sind diese an die Schlüsselverwaltung zurückzugeben. Verauslagte Kosten für bereits beschaffte Ersatzschlüssel werden nicht erstattet.
    • Rückgabe: Nach Beendigung des Arbeits- oder Dienstverhältnisses sind die Schlüssel sofort an die Schlüsselverwaltung zurückzugeben.

Sprechzeiten

Montag und Mittwoch 09:00 - 11:00 Uhr

Dienstag                         13:00 - 15:00 Uhr

oder nach Vereinbarung

 

Wachdienst

  • Ansprechpartner Telefonzentrale
  • Ausübung Hausrecht der Universität Erfurt
  • Kontakt im Falle von Havarien
  • Kontrollgänge auf dem Campus
  • Schließdienst

Baumaßnahmen

Aktuelles

Forschungsneubau "Weltbeziehungen"

Brennwerkstatt für den Fachbereich Kunst: Das Nebengebäude am Lehrgebäude 3 ist fertiggestellt und steht dem Fachbereich Kunst als Brennwerkstatt zur Verfügung. Das stark sanierungsbedürftige ehemalige Toilettengebäude der 1905 erbauten städtischen Handwerker- und Kunstgewerbeschule wurde durch die Universität Erfurt in Eigenregie wiederhergerichtet und verbessert die Arbeitsbedingungen im Bereich Kunst / Plastisches Gestalten erheblich.

Lehrgebäude 3: Die kleinen Baumaßnahmen „Barrierefreie Erschließung“ sowie „Brandschutztechnische Sanierung und Trockenlegung“ sollen in diesem Jahr abgeschlossen werden. Aufgrund von erheblichen Schäden am Dach bleiben die Atelierräume im Mansardengeschoss gesperrt. Die Maßnahme ist beim Land Thüringen beantragt und wir sind zuversichtlich, dass wir spätestens nächstes Jahr mit dem Bauen beginnen können.

Universitätsbibliothek: Aus technischen Gründen und zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit finden im Erdgeschoss der Universitätsbibliothek im Sommersemester 2020 Bauarbeiten statt. Die Arbeiten sollen zum Beginn des Wintersemesters beendet sein.

Sporthalle: Derzeit laufen die Planungen für die energetische und funktionelle Sanierung der Sporthalle. Der Baubeginn ist 2022 geplant. Das Projekt wird vom Landesamt für Bau und Verkehr durchgeführt.

 

Ausblick

Haus der Projekte: Der Abbruch des Gebäudes ist für Sommer 2021 geplant, nachdem für die derzeitigen Nutzungen im Haus der Projekte die neu vorgesehenen Räumlichkeiten hergerichtet worden.

Audimax-Gebäude: Die Universität Erfurt hat 2018 eine große Baumaßnahme zur Instandsetzung und Modernisierung des Audimax-Gebäudes beantragt. Die Baumaßnahme wird durch das Thüringer Landesamt für Bau und Verkehr durchgeführt. Ende des Jahres soll die Haushaltsunterlage Bau erstellt sein. Der Baubeginn wird nach Festlegung entsprechend bekanntgegeben.

Mitarbeitergebäude 2: Die Universität Erfurt hat 2019 eine große Baumaßnahme zur Instandsetzung und Modernisierung des Mitarbeitergebäudes 2 beim Land Thüringen eingereicht und dafür die Bauherreneigenschaft beantragt.

Lehrgebäude 2: Auch hier hat die Universität Erfurt 2018 eine große Baumaßnahme zur Instandsetzung und Modernisierung des Gebäudes beantragt. Die Baumaßnahme wird durch das Thüringer Landesamt für Bau und Verkehr durchgeführt.

Ihre Ansprechpartner*innen

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Arbeitsschutz, Mittelbewirtschaftung, Porto- und Kopierkostenabrechnung

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Bauangelegenheiten

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Betriebstechnik

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CAFM-System

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Forschungsneubau

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Liegenschaftsverwaltung

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Poststelle

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Projektmitarbeiterin

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Registratur und Archiv

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Schlüsselverwaltung

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