Digitalisierungsprojekte in der Verwaltung

abgeschlossene Einführungsprojekte

Verantwortliche Struktureinheit: D1
Zeitplan:
- (geplante) Projektphase: 01/2022 - 10/2026
- Produktivstart: 07/2024

Verantwortliche Struktureinheit: D2
Ziel: Ablösung Novatime/Zeiterfassungssystem, Einführung digitaler Workflow bei Anträgen, Gruppenkalender, Zentralisierung der Urlaubsverwaltung
Zeitplan:
- geplante Projektphase: 01/2024 - 12/2027
- Produktivstart: 01.01.2025
- Regelbetrieb: 01.01.2025
Umsetzung weiterer Funktionalitäten bis Ende 2027 (Benachrichtigungsfunktion, eAU, Workflows Sekretariate und Bibliotheken,…)

verantwortliche Struktureinheit: D5
Ziel: Durchführung von Direktaufträgen und Vergaben per rechtskonformer E-Mail-Kommunikation
Zeitplan:
- Projektphase: Testphase ab 10/2024
- Produktivstart: 12/2025
- geplanter Regelbetrieb: 09/2026

Verantwortliche Struktureinheit: D1
Ziel: Lieferung amtlicher Studierenden- und Prüfungsstatistik (bereits produktiv), Umsetzung hochschulinterner Berichte/Statistiken hinsichtlich akademischen Controllings
Zeitplan:
- Projektphase: 01/2022 - 10/2026
- geplanter Produktivstart: Q2/2026
- geplanter Regelbetrieb: Q4/2026

verantwortliche Struktureinheit: D1
Ziel: Ablösung des aktuellen Prüfungs- und Lehrveranstaltungssystems (ELVIS) durch die Teilkomponente EXA von HISinOne
Inhalt: Konfiguration, Rollen und Rechtemanagement, Übertrag von Lehrveranstaltungs- und Prüfungsdaten, Schulung
Zeitplan:
- (geplante) Projektphase: vrs. 10/2026 bis 03/2031
- (geplanter) Produktivstart: 04/2030 (für Lehrplanung) und 09/2030 (für Lehrende, Sekretariate und Studierende)
- (geplanter) Regelbetrieb: ab 04/2031

Verantwortliche Struktureinheit: Dezernat 2
Ziel: Einbringen der hochschulspezifischen Anforderungen in das Projekt zur Umstellung der Bezügeabrechnungssoftware des Freistaats
Zeitplan:
- (geplante) Projektphase: bis 12/2027
- (geplanter) Produktivstart: 01/2028

verantwortliche Struktureinheit: D2, D3, D5
Ziel: sukzessive Einführung verschiedener Module und weiterer Funktionalitäten (z.B. E-Rechnung, Abbildung Stellenplan, Beschaffung, Personalanträge, Reise)
Zeitplan:
- Projektphase (erstes Modul: e-Rechnung): Beginn 01/2026
- (geplanter) Produktivstart (erstes Modul: e-Rechnung): 01/2027
- (geplanter) Regelbetrieb (erstes Modul: e-Rechnung): 07/2027

verantwortliche Struktureinheit: Dezernat 2
Ziel: orts- und zeitunabhängiges Angebot für Beschäftigte in einer Plattform, Beibehalten von individuellen Schulungen (vor Ort oder digital), wo notwendig
Zeitplan:
- (geplante) Projektphase: 04/2026-12/2026
- (geplanter) Produktivstart: 01/2027
- (geplanter) Regelbetrieb: 07/2027

verantwortliche Struktureinheit: D4
Ziel: einheitliche Software zum Flächenmanagement, zur Arbeitsplatzbuchung und zur Dokumentation der technischen Anlagen / Wartungsarbeiten, hochschulübergreifende Ablösung durch EOL der eingesetzten Software, Migration der Datenbestände, geplante Erweiterung der Funktionalitäten ab 2027 (Workplace-Management-System, Selbstverwaltung der Räume durch die nutzenden Struktureinheiten)
Zeitplan:
- (geplante) Projektphase: 01/2026 bis 12/2026
- (geplanter) Produktivstart: 01/2027
- (geplanter) Regelbetrieb: 01/2028

Verantwortliche Struktureinheit: Kanzlerbüro
Ziel:
- Prozessportal zum Erfassen und Ausführen von Verwaltungsprozessen zur Steigerung von Transparenz, Effizienz und Rechtssicherheit und zur Verringerung von Medienbrüchen und Fehlern
- Sukzessives Erstellen von digitalen Workflows in enger Abstimmung mit den betreffenden Struktureinheiten und dabei ggf. Anpassungen der bisherigen Bearbeitungsabläufe
Zeitplan:
- (geplante) Projektphase ab: 06/2025 - 07/2027
- (geplanter) Produktivstart: 07/2026
- (geplanter) Regelbetrieb: 07/2027

Verantwortliche Struktureinheit: Kanzlerbüro
Ziel:
- Elektronische Verwaltung des gesamten Schriftgutes
- Integration bestehender Fachverfahren, die bereits digitale Ablagen bereitstellen
- Vorschaltung eines Organisationsprojekts (zentraler Posteingang, zentraler Rechnungseingang)
- schrittweise Implementierung, zunächst Verwaltung und zentrale Einrichtungen.
Zeitplan:
- geplante Projektphase: 07/2027 - 12/2030
- geplanter Produktivstart: 01/2031
- geplanter Regelbetrieb: 07/ 2031

verantwortliche Struktureinheit: VPS/VPI
Ziel: campusweit einheitliches, zweisprachiges System zur fairen Verteilung von Kursplätzen
Zeitplan:
- Projektstart: 04/2025
- Produktivstart: 09/2025
- (geplanter) Regelbetrieb: 03/2027

verantwortliche Struktureinheit: URMZ
Ziel: Aufbau eines Vertrags- und Assetmanagements, das den administrativen Aufwand begrenzt und Transparenz für die nutzenden Struktureinheiten und Einrichtungen schafft
Zeitplan:
- (geplante) Projektphase: 05/2026-12/2028
- (geplanter) Produktivstart: 01/2028
- (geplanter) Regelbetrieb: 07/2028

verantwortliche Struktureinheit: URMZ
Ziel: Verbesserung der Auffindbarkeit von Informationen auf der Website durch klassische Trefferlisten und dialogorientierte Interaktion zur Unterstützung von Studieninteressierten, Studierenden und weiteren Zielgruppen
Zeitplan:
- (geplante) Projektphase: 08/2025-09/2026
- (geplanter) Produktivstart: 10/2026
- (geplanter) Regelbetrieb: 10/2026