Hintergrund: In den vergangenen Jahren wurde der eigentlich für strategische und Entscheidungen etablierte IT-Ausschuss der Universität Erfurt größtenteils zur Information der Nutzer durch das URMZ genutzt. Die strategischen Aufgaben des IT-Ausschusses sind dabei in den Hintergrund getreten und das Gremium hat sich mehr zu einem Nutzerforum entwickelt. Vor dem Hintergrund dieser Entwicklung sollen zukünftig zwei Gremien mit unterschiedlichen Zielen und Mitgliedern etabliert werden: ein IT-Nutzerforum und ein gemeinsamer IT-Strategieausschuss.
Das neue Nutzerforum folgt einer Empfehlung im jüngst erstellten Gutachten zum URMZ durch Professor Dr. Juling. Er empfiehlt ein solches Forum, um den Nutzern des URMZ eine Plattform zu geben, ihre Probleme und Anforderungen einbringen sowie Erfahrungen austauschen zu können. Zudem bietet das Forum dem URMZ die Möglichkeit, Informationen direkt zu vermitteln sowie Bedarfe und Angebote mit den Nutzern abzustimmen.
Das IT-Nutzerforum wird vom Kanzler in Abstimmung mit dem Präsidium einberufen.
Mitglieder der Nutzerseite sind:
- die Referent/inn/en der vier Fakultäten,
- je ein/e Vertreter/in des Max-Weber-Kollegs, des Sprachenzentrums, der Erfurt School of Education, der Willy-Brandt-School und des Forschungszentrums Gotha,
- je ein/e Vertreter/in der Dezernate 1 bis 4 sowie der der Hochschulkommunikation,
- je ein/e Vertreter/in der Universitätsbibliothek und der Forschungsbibliothek Gotha,
- ein/e Vertreter/in des Studierendenrats,
Die Mitglieder vertreten die Interessen der jeweiligen Fakultät oder Einrichtung und berichten andererseits in die dortigen Gremien. Das URMZ wird durch den Leiter vertreten, er wird durch Themenverantwortliche bzw. weitere Spezialisten unterstützt. Der Vorsitz im Ausschuss wird vom Leiter des URMZ gemeinsam mit einem/r Vertreter/in der Nutzer wahrgenommen, die zu den Sitzungen einladen und diese vorbereiten. Das IT-Nutzerforum sollte zwei Mal im Semester tagen. Die Datenschutzbeauftragte ist zu den Sitzungen einzuladen.
Aufgaben des IT-Nutzerforums sind insbesondere:
- Diskussion und Empfehlung zu IT-Benutzerordnung, Sicherheitskonzeption und IT-Leistungskatalog;
- Erfassen von Nutzer-Anforderungen an die IT-Infrastruktur (Dienste und Unterstützungsleistungen);
- Weitergabe von Informationen zu anstehenden Projekten im IT-Umfeld sowie deren Status an die Nutzer;
- Beratung und Stellungnahme zur Softwareauswahl an der Universität, unter anderem auch zum Thema Standardisierung (z. B. verwendete Softwarepakete und -versionen).
