Mit Docata wird nun der „Papierkram“ rund um das Promovieren an der Universität Erfurt transparenter, einfacher und weniger - und zwar für alle Beteiligten, also sowohl für die Doktorand*innen selbst als auch für die Mitarbeiter*innen der Fakultäten und des zentralen Graduiertenservices in der Stabsstelle Forschung und Nachwuchsförderung.
Das Webportal bietet Promovierenden viele Vorteile, wie z.B.:
- den direkten Zugriff auf alle wichtigen Formulare, die die Promotion betreffen;
- den Zugriff auf mit hinterlegten Daten vorausgefüllte Formulare;
- Online-Assistenten, die durch wichtige Anträge führen, z.B. der Assistent für die Annahme als Doktorand*in, der bereits produktiv geschaltet ist;
- und das papierlose Einreichen von Dokumenten.
Die Mitarbeiter*innen der Verwaltungseinheiten profitieren ebenfalls:
- eine lückenlose Erfassung aller Promovierenden ist garantiert;
- Promovierende können freiwillig zusätzliche Daten hinterlegen, die der Verbesserung des zentralen Serviceangebots dienen;
- Dokumente und Bescheinigungen werden mit hinterlegten Daten vorausgefüllt;
- Statistiken für Berichte lassen sich auf Knopfdruck abrufen.
Selbstverständlich werden alle Daten mit größter Sorgfalt und gemäß den aktuellen Datenschutzbestimmungen behandelt. Dies garantiert ein umfangreiches Datenschutzkonzept.
Hintergrund für die Einführung von Docata ist die Novellierung des Hochschulstatistikgesetzes im Jahr 2016, in deren Folge neue Anforderungen an die Erfassung und Verarbeitung von Daten von Promovierenden gestellt wurden. Im Rahmen der ersten Meldung der Promovierendenstatistik zum 1. Dezember 2017 wurden diese Daten manuell und unter hohem Verwaltungsaufwand zusammengetragen bzw. nacherhoben. Da die manuelle Erstellung der Statistik jedoch keine Dauerlösung darstellt, hat das Präsidium der Universität Erfurt am 25. Oktober 2017 die Einführung eines hochschulweit geltenden Portals zur Doktorand*innen- und Postdoktorand*innen-Verwaltung beschlossen. Und so soll Docata in einer weiteren Entwicklungsstufe künftig auch Services für Postdoktorand*innen anbieten.
Prof. Walter Bauer-Wabnegg, Präsident der Universität Erfurt, äußert sich zufrieden über die Produktivsetzung des Webportals: „Docata ist Service auf Knopfdruck. Der Start des Webportals ist ein weiterer Meilenstein auf dem Weg zur Digitalisierung unserer Universität. Papierlose Anträge und automatisierte Berichte schenken unseren Promovierenden und Mitarbeiter*innen wertvolle Zeit, die sie künftig anderweitig nutzen können.“ Und Benedikt Kranemann, Vizepräsident für Forschung und wissenschaftlichen Nachwuchs, ergänzt: "Das Einführungsprojekt von Docata hat uns auch auf dem Weg, den wir durch die Gründung unseres Christoph-Martin-Wieland-Graduiertenforums eingeschlagen haben, einen großen Schritt weitergebracht. Gemeinsam haben wir etwas erreicht! In einem arbeitsintensiven Prozess über fast drei Jahre hinweg haben die am Promotionsverwaltungswesen Beteiligten ein System eingeführt, das den Kontakt mit unseren Promovierenden nunmehr zeitgemäß professionalisiert und uns auch den Zugang zur gesamten Doktorand*innenschaft überhaupt erst wirklich ermöglicht. Ohne die gute Zusammenarbeit aller beteiligten Bereiche wäre das nicht gelungen und dafür möchten wir allen, die so zupackend mitgemacht haben, herzlich danken!“
