WISEflow FAQ

WISEflow steht allen Studierenden und Lehrenden der Uni Erfurt zur Verfügung. Auch Lehrende, deren Uni-E-Mail-Adresse und Uni-Konto über ELVIS aktiviert ist, können sie nutzen. Unter dem folgenden Link gelangen Sie direkt zum Login in das WISEflow-Portal:  http://de.wiseflow.net/uni-erfurt. Sie können sich dann mit dem eduGAIN_Verfahren einloggen und werden an das Shibboleth-Portal der Universität Erfurt weitergeleitet. Das Login-Verfahren ist dann das gewohnte. Sollten Mitarbeitende, die nicht zu den Lehrenden zählen, ebenfalls einen WISEflow-Zugang benötigen, können Sie uns dies mit einer E-Mail mitteilen an: vps@uni-erfurt.de

Im Moodle-Raum "Uni Erfurt Digital Lehren" (UEDL) finden Sie Informationen und FAQs zu WISEflow sowie ein Forum. Wöchentlich findet eine offene Sprechstunde über webex statt. Die aktuellen Informationen dazu sind dem moodle-Raum UEDL zu entnehmen.
 

Studierende nutzen bitte für ihre Fragen das Forum im Moodle-Raum UEDiStu. Informationen finden Sie ebenfalls im moodle-Raum UEDiStu.

Darüber hinaus finden Sie Informationen auf den Support-Seiten von WISEflow und über das "WISEflow eLearning Training"-Portal

Sie können jederzeit und  direkt im Browser Prüfungen erstellen, Aufgaben bewerten und auf einer einzigen Plattform sammeln. Mit dem Autorenmodul können Sie interaktive Tests und Prüfungen erstellen, und Sie können Video-, Audio- und Hilfsapplikationen in jeder Frage aktivieren, wenn Sie dies wünschen.

Im Beurteilungsmodul können Sie alle Einsendungen lesen, kommentieren und direkt Feedback zu allen Einsendungen geben, wo und wann immer Sie wollen. Für die elektronische Verwaltung der Prüfungen benötigen Sie lediglich einen Computer oder ein Tablet mit einem Webbrowser.

Mit der elektronischen Prüfungsverwaltung können Sie aber nicht nur digitale Prüfungsabläufe verwalten und einrichten, sondern auch Studierende einschreiben und die Verteilung von Aufgaben und die Papierarchivierung automatisieren.

Sie können mit WISEflow an papierlosen Prüfungen teilnehmen, bei denen Aufgaben ausgeteilt und Papiere digital auf derselben Plattform eingereicht werden. Alles wird in einer einfach zu bedienenden Oberfläche verwaltet, die Ihnen einen guten Überblick über den gesamten Prüfungsprozess bietet.

Sie können für alle Prüfungen Ihren eigenen Computer oder Ihr Tablet verwenden. Studierende mit Beeinträchtigungen können ihre übliche unterstützende Software wie Lupen und Bildschirmlesegeräte verwenden. Auf diese Weise wird die Gleichbehandlung im Prüfungsumfeld gewährleistet.

Ihre Prüfung wird automatisch gesichert. Sie müssen sich also keine Sorgen über einen plötzlichen Stromausfall machen oder vergessen, auf Speichern zu klicken, bevor Sie das Dokument schließen. WISEflow sichert Ihre Arbeit fünf Mal pro Minute und stellt sicher, dass bei einem Netzwerkausfall immer eine lokale Datei verfügbar ist.

Ihr Computer sollte sicherheitstechnisch auf dem aktuellstem Stand sein.

Das Gerät, das Sie für die Prüfung benutzen wollen, sollte auf dem aktuellsten Stand sein: Alle Betriebssystem- und Programmupdates sollten installiert sein.

Testen Sie Ihr Gerät im Zusammenspiel mit WISEflow: Funktioniert alles wie es soll, funktioniert die Kamera auch im Lockdown Browser? Machen Sie diesen Test nicht erst kurz vor der Prüfung.

Machen Sie sich mit den verschiedenen Werkzeugen in WISEflow vertraut: Probieren Sie die verschiedenen Funktionalitäten in Demo-Flows und Probe- oder Testklausuren aus.

Plagiatsprüfung 

An der Universität Erfurt wird zur Plagiatsprüfung Turnitin Similarity eingesetzt. Dieses ist aktuell nur über WISEflow zu nutzen.

Wenn Studierende ihre schriftliche Arbeit über WISEflow einreichen, sollten sie das zum Schutz ihrer personenbezogenen Daten ohne Deckblatt tun. WISEflow generiert für die eingereichte Arbeit ein eigenes Deckblatt. Die Zuordnung zum Studierenden erfolgt über eine intern vergebene DokumentenID.

Ja, die Universität hat eine entsprechende Datenschutz-Folgenabschätzung veranlasst und diese dem Thüringer Landesbeauftragten für Datenschutz und die Informationsfreiheit abgestimmt. Aus Sicht der Universität ist die Software rechtssicher. Alle erhobenen Daten sind für die Durchführung der Prüfungen erforderlich und auf das Notwendigste beschränkt, damit sichergestellt werden kann, dass nur die zugelassenen Personen Zugang zum System und den ihnen im System durch die Administratoren und Unterstützer zugewiesenen Rollen haben.

Die Datenschutzerklärung finden Sie unter diesem Link.

Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf der Grundlage folgender Gesetze, Verordnungen und Satzungen:

• Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit e) DSGVO; für die Verarbeitung biometrischer Daten: Art. 9 Abs. 2 lit a) DSGVO i.Vb. mit Thüringer Hochschulgesetz (ThürHG) §11 (1), Satz 1 vom 10.05.2018 mit der Änderung vom 31.3.2021 und für den Einsatz des Lockdownbrowser § 25, Abs. 2, Satz 2 TTDSG
• Bachelor-Rahmenprüfungsordnung in der Fassung vom 09.05.2019
• Master-Rahmenprüfungsordnung in der Fassung vom 09.05.2019
• Master of Education-Rahmenprüfungsordnung in der Fassung vom 04.12.2019
• Prüfungs- und Studienordnung für den Magister-Studiengang Katholische Theologie in der Fassung vom 28.06.2021
• Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO für externe Prüfer*innen/Gutachter*innen i.V.m. ThürHG §54 Satz 2-4
• Rahmenordnung für die Durchführung elektronischer Prüfungen an der Universität Erfurt in der Fassung vom 18.07.2025

Datenschutzerklärung zur Nutzung von UniWise - WISEflow

Betroffene Personengruppen sowie verarbeitete Daten bzw. Datenkategorien

Für die Anmeldung mit dem personengebundenen Login für Universitätsmitglieder bzw. -angehörige werden über Shibboleth übertragen: 
- Name
- Vorname 
- E-Mail-Adresse 
- Shibboleth-Kontoname (aus dem zentralen System zur Nutzerverwaltung der Universität) und die mit dem Universitäts-Konto verbundene Rolle (Studierende oder Mitarbeitende)

In WISEflow werden folgende Daten verarbeitet:
- Vorname 
- Nachname 
- Uni-E-Mail-Adresse 
- Shibboleth-Kontoname (nur für Universitätsmitglieder bzw. -angehörige)
- Eindeutige Identifikationsnummer in WISEflow (Systemidentifier)
- Rollenzuweisung in WISEflow: Teilnehmen, Aufsicht, Verfassen, Bewerten, Begutachten, Verwalten, Support, Lizenzverwaltung
- Zuweisungen zu Flows (durch den Verwalter)
- Protokollierungsdaten

Rollenspezifische Daten: 
Teilnehmen (alle Studierenden/Prüfungskandidatinnen*Prüfungskandidaten sowie alle Lehrenden und vereinzelt Mitarbeitende der Universität Erfurt sowie vereinzelt Externe)
- Inhaltsdaten: Prüfungsleistungen 
- Plagiatsbericht (Ouriginal)
- Messaging, gesendet von, an, Datum, Uhrzeit

Bewerten und Begutachten (Lehrende, Mitarbeitende, Studierende bei studentischer Assistenz, Externe)
- Inhaltsdaten: Kommentare und Bewertungen der Prüfungsleistungen

Verfassen (Lehrende, Mitarbeitende, Studierende bei studentischer Assistenz, Externe)
- Inhaltsdaten: Prüfungsfragen, Zugehörigkeit zu Autorengruppen

Aufsicht (Lehrende, Mitarbeitende, Studierende bei studentischer Assistenz, Externe):
- Messaging, gesendet von, an, Datum, Uhrzeit

Verwalten (Lehrende, Mitarbeitende, Studierende bei studentischer Assistenz):
- Prüfungsfragen
- Messaging, gesendet von, an, Datum, Uhrzeit

Support, Lizenzverwaltung (Mitarbeitende)
- Daten beim Einrichten, Löschen oder Verändern der Nutzerinnenkonten*Nutzerkonten
- für Personen mit der Rolle „Lizenzverwaltung“: Name und E-Mail 
(nur in den Fällen, wenn Personen diese Daten von sich aus in einem Support-Ticket offenlegen)

Datenschutzerklärung zur Nutzung von UniWise - WISEflow

Die Daten für die Identitätsverwaltung und Zugangskontrolle werden solange gespeichert, wie die betreffende Person Mitglied bzw. Angehörige/r der Universität Erfurt ist. Zu Beginn des Folgesemesters werden diese Daten bei dem halbjährlichen Abgleich gelöscht für die exmatrikulierten Studierenden, die ausgeschiedenen Mitarbeitenden und die Lehrbeauftragten, denen kein erneuter Lehrauftrag erteilt wurde.

Die Prüfungsleistungen inklusiver der Bewertungen durch die Prüfenden werden fünf Jahre nach deren Erbringung gelöscht.

Hinweis: Der Senat der Universität Erfurt hat am 2. Juli 2025 eine Änderung der Rahmenordnung für die Durchführung elektronischer Prüfungen beschlossen. Diese tritt zum 1. April 2026 in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt sind e-Fernklausuren mit Fotoproctoring über WISEflow nicht mehr zulässig. Gleichzeitig verfolgt die Universität Erfurt das Ziel, bereits ab dem Wintersemester 2025/26 keine e-Fernklausuren mehr einzusetzen, sondern stattdessen auf e-Präsenzklausuren im Lockdown-Browser oder auf Papierklausuren umzustellen. Vertraglich ist mit UNIwise geregelt, dass das Modul “Facial Comparison” ab dem 1. April 2026 abgeschaltet werden kann. Die bisher erhobenen Daten zur Gesichtserkennung (Verlaufsfotos während der Prüfungen und korrespondierende Ähnlichkeitswerte) werden sechs Monate nach dem Prüfungstermin gelöscht.

Das Referenzfoto wird spätestens sechs Monate nach der Exmatrikulation mit den Anmeldedaten gelöscht.

Protokollierungsdaten werden regelmäßig gelöscht (spätestens nach 13 Monaten).

siehe dazu auch Datenschutzerklärung zur Nutzung von UniWise - WISEflow

Die Hochschulleitung informiert über entsprechende Rundschreiben sowie im Intranet. Sie werden zudem bei Aufnahme in das Prüfungssystem informiert.

Die Berichtigung nicht korrekter Daten zur Identifikation kann bei der/dem für die Datenverarbeitung Verantwortlichen (vps@uni-erfurt.de) gefordert werden. Prüfungsleistungen können nach Abschluss der Prüfung nicht mehr verändert werden. Kommentierungen und Bewertungen können nach erfolgter Benotung nicht mehr verändert werden. Die Löschung der Daten erfolgt nach der in den Prüfungsordnungen festgelegten Aufbewahrungsfrist. Die Datenschutzerklärung der Universität Erfurt gibt dazu spezifisch Auskunft.