„Mit neuen Schildern allein ist es nicht getan…“

Die Universität Erfurt bekommt ein neues Leit- und Orientierungssystem für ihren Campus und die Außenstandorte. Wir sprachen darüber mit dem Projektleiter Bernd Sauerbrey, Leiter des Dezernats 4: Gebäudemanagement der Universität Erfurt…

Spätestens jedes Jahr im Oktober, wenn die neuen Studierenden auf den Campus kommen, gibt’s ratlose Gesichter. Wo finde ich meine Fakultät, wo den Hörsaal und wo geht’s zur Mensa? Das soll jetzt ein Ende haben, Herr Sauerbrey?
Naja, ganz so „schlimm“, wie Sie es gerade schildern, ist es sicherlich nicht. Aber ja, unser bisheriges Leitsystem ist deutlich in die Jahre gekommen und hat viele Schwachstellen. Zum Beispiel ist die Beschilderung an manchen Stellen nicht ausreichend und zudem weder einheitlich noch logisch im Aufbau. Hinzukommt, dass das System nicht barrierefrei ist, also keine taktilen Informationen besitzt, und auch nicht zweisprachig ist. So ist es nicht nur für neue Studierende und Beschäftigte manchmal schwer, sich auf dem Campus zu orientieren, auch Lieferanten haben aufgrund der Vielzahl an Gebäuden, die alle unter der Adresse Nordhäuser Straße 63 firmieren, oft Schwierigkeiten, den jeweils richtigen Ansprechpartner zu finden. Mit dem neuen Leitsystem wollen wir all diese Defizite beseitigen und uns für die Zukunft gut aufstellen.

Was bedeutet das konkret – neue Adressen, neue Gebäudenamen, neue Optik, neue Funktionalitäten?
Ja, im Grunde genau so. Aktuell firmieren ja alle Gebäude unter der Adresse Nordhäuser Straße 63. Das macht es nicht immer leicht – z.B. für Lieferanten – das konkrete Gebäude zu finden. Dabei gibt’s eigentlich auch detailliertere Postadressen, die nur in der Vergangenheit kaum jemand genutzt hat (oder sogar kennt). Zum Beispiel wissen die Wenigsten, dass die Straße zwischen Unibibliothek und Sporthalle Mathes-Maler-Straße heißt. Alfred-Weber-Platz, Saalestraße, Alfred-Weber-Allee haben zumindest viele schon einmal gehört. Künftig sollen alle Gebäude auch einer genauen Postadresse zugeordnet werden. darüber hinaus werden sie – entgegen dem Uhrzeigersinn – durchnummeriert, mit einem vorangestellten „C“, das für „Campus“ steht. Für Letzteres haben wir uns mit Blick auf die Verständlichkeit – auch in anderen Sprachen – entschieden. Wofür LG steht, weiß nämlich außerhalb des Campus kaum jemand, geschweige denn, dass es in der englischen Übersetzung funktionieren würde. Die Gebäude außerhalb des Campus werden entsprechend dem Straßennamen und der Hausnummer gekennzeichnet (z.B. N84 für die Willy Brandt School, P19 für die Puschkinstraße, CG1 – CG6 für den Campus Gotha usw.) Dabei werden wir Eigennamen, die bereits etabliert sind, neben der Orientierungsnummer natürlich beibehalten. Das Max-Kade-Haus bleibt also das Max-Kade-Haus und bekäme nach dem genannten Schema zusätzlich die Orientierungsnummer C09. Die Bibliothek bleibt die Bibliothek mit der Orientierungsnummer C16. Gleiches gilt für die Brandt School, das KIZ, die Mensa und die Villa Martin.

Wann geht’s denn los?
Wir sind schon mittendrin. Aktuell erarbeiten wir mit unserer Agentur die ganze Systematik. Bis Ende September soll dann ein entsprechendes Handbuch vorliegen, anhand dessen wir in die Umsetzung gehen können. Ich rechne damit, dass wir Ende Oktober/Anfang November mit der Außenbeschilderung und ersten Gebäuden werden starten können. Ab diesem Zeitpunkt gelten dann auch die neuen Gebäudebezeichnungen. Die Ausrollung auf die anderen Gebäude und Standorte erfolgt dann sukzessive.

Und wann wird alles fertig sein?
Das kann ich zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht beantworten und ist u.a. von den künftigen Haushalten abhängig. Zumindest was die Gebäudebeschilderung betrifft. Die Außenbeschilderung wollen wir in 2022 fertigstellen. Zum Teil wollen wir die neue Beschilderung für die Gebäude innen auch in die anstehenden bzw. laufenden Baumaßnahmen integrieren, weil in diesen schon Mittel für Beschilderung eingepreist sind. Zum Beispiel beim Forschungsneubau, der dann 2023 beschildert würde, ebenso bei der Sporthalle. Und beim Audimax-Gebäude müssten wir vermutlich bis 2024 warten.

Warum dauert das denn so lange? Es müssen doch eigentlich nur Schilder ausgetauscht werden…
Schön wär’s. Die Etablierung eines solchen neuen Leit- und Orientierungssystems ist viel komplexer als es auf den ersten Blick erscheinen mag. Denn mit neuen Schildern ist es ja nicht getan…

Sondern?
Die Veränderungen wirken sich auf viele Bereiche bzw. Aspekte aus: Neben der Beschilderung (vom Haupteingang zum Campus über wichtige Wegekreuzungen in die Gebäude bis hin zur Bürotür) wird es Änderungen auf unseren Webseiten (Kontakt/Anfahrt // digitale Visitenkarten // Texte // Veranstaltungskalender) und anderen Web-Anwendungen wie z.B. E.L.V.I.S., Raumvergabe und Vorlesungsverzeichnis geben. Betroffen sind auch die Anlagenbuchhaltung bzw. Inventarisierung, einschließlich der Verortung der IT-Technik, Abgleich der Raumbezeichnungen mit der Datenbank in der Schlüsselverwaltung, Lagepläne für Polizei und Feuerwehr, Anpassen des Personalverzeichnisses, Drucksachen wie Formulare, Visitenkarten, Briefköpfe, Flyer und ggf. auch Stempel. All dies muss im Vorfeld bedacht werden, damit das neue System ein Erfolg werden kann.

Und wer erarbeitet das Ganze?
Die Projektleitung liegt bei uns im Dezernat 4: Gebäudemanagement. Aber für die Entwicklungsphase haben wir eine Arbeitsgruppe aus Vertreterinnen und Vertretern verschiedener Bereiche der Universität gebildet, die uns unterstützt: Kanzler, Verwaltung, URMZ, Fakultäten, wissenschaftliche Einrichtungen, Studierende, Schwerbehindertenvertretung, Gleichstellungsbeauftragte, Personalrat, Studierendenwerk. Es war uns sehr wichtig, dass wir die Bereiche von Anfang an „mitnehmen“, damit das Projekt ein Erfolg wird. Wir profitieren hier sehr vom Austausch miteinander und auch von den unterschiedlichen Perspektiven. Die Kolleginnen und Kollegen sehen ja im Alltag, wo es hapert und welche Informationen wo gebraucht werden. Das ist für uns ein enormer Input – denn gerade wir im Gebäudemanagement kennen uns auf dem Campus ja gut aus. Das führt schnell zu einer gewissen Betriebsblindheit. Und natürlich ist auch die Akzeptanz von Veränderungen wie dieser höher, wenn einfach viele Menschen am Prozess beteiligt wurden und sich einbringen konnten.

Aber wir holen uns dazu natürlich auch Profis an die Seite: Unser Projektpartner ist das Büro Form & Fokus aus Leipzig, das bereits umfangreiche Erfahrungen im Bereich Leit- und Orientierungssysteme hat und zahlreiche Projekte – auch an Hochschulen – umgesetzt hat.

Aber auch auf die Beschäftigten kommt ja eine ganze Menge Arbeit zu, wenn vom Türschild bis zur elektronischen Visitenkarte alles geändert werden muss…
Wir versuchen, diesen Aufwand so klein wie möglich zu halten und alles weitgehend zentral zu organisieren. Klar, es ist ja niemand auf dem Campus von Langeweile geplagt. So prüfen Rechenzentrum und Hochschulkommunikation beispielsweise aktuell, ob die Aktualisierung der betreffenden Angaben auf den elektronischen Visitenkarten sowie im Veranstaltungskalender zentral über das URMZ erfolgen kann. Die Änderungen auf den zentralen Webseiten übernimmt die Hochschulkommunikation (z.B. Kontakt/Anfahrt-Seite). Aber ja, ohne die Mithilfe dezentraler Bereiche geht’s eben doch nicht ganz. So müssen sicherlich auf den dezentralen Webseiten eventuell erforderliche Aktualisierungen durch die jeweils zuständigen Redakteurinnen und Redakteure erfolgen. Und auch die Aktualisierung der persönlichen E-Mail-Signaturen muss durch die Nutzer*innen selbst erfolgen, da ja nur sie Zugriff darauf haben.

Für die Türschilder wird die Hochschulkommunikation entsprechende Vorlagen erstellen, die ausgedruckt und eingelegt werden sollen. Die Erstbestückung erfolgt dann durch das Team der Hausverwaltung. Für eventuelle spätere Aktualisierungen sollen die Vorlagen für die einzelnen Bereiche im Intranet bereitgestellt werden.

Die Briefvorlagen werden zentral von der Hochschulkommunikation aktualisiert und im Intranet bereitgestellt. Auch um die Aktualisierung der verschiedenen (thematischen) Campuspläne kümmert sich die Hochschulkommunikation, tauscht sie auf der Website aus und stellte sie den Angehörigen der Uni auf Anfrage zur Verfügung.

Aber ich will auch nicht verhehlen, dass im Bereich der Inventarisierung, bei Raumplänen oder der Anlagenbuchhaltung Arbeit auf die Dezernate bzw. das Rechenzentrum zukommt. Mit den jeweiligen Abteilungsleiter*innen haben wir deshalb auch schon frühzeitig Gespräche geführt, damit sie die Arbeit entsprechend eintakten können. Aber ich kann auch heute schon sagen, dass sich die Mühe lohnen wird. Denn mit dem neuen Leit- und Orientierungssystem sind wir nicht nur optisch „up to date“, sondern auch in der täglichen Arbeit für die Zukunft bestens aufgestellt.

…also auch digital unterwegs, z.B. mit einer Campus-App?
Die ist im ersten Schritt noch nicht geplant, denn das wäre noch einmal ein erhebliche Investition. Unser System ist aber diesbezüglich jederzeit erweiterbar. Darauf haben wir bereits im Vorfeld geachtet. Was uns im Augenblick wichtiger erscheint, ist, dass wir mit dem neuen Leitsystem zweisprachig (dt./engl.) unterwegs sind und im Sinne der barrierearmen Gestaltung wichtige Forderungen aus dem barrierefreien Bauen umsetzten und insbesondere taktile Informationen (Braille-Schrift und Pyramidenschrift) integrieren.

Nun kostet so ein neues Leit- und Orientierungssystem ja auch eine Menge Geld. Angesichts der Sparmaßnahmen, die an der Uni Erfurt angekündigt hat – Stichwort: globale Minderausgabe – könnte man sich schon fragen: Was ist wichtiger – ein Leitsystem oder Personalstellen für Forschung und Lehre…
Das ist richtig, aber die Aufgaben treten in diesem Fall nicht in Konkurrenz. Für die Entwicklung des neuen Leit- und Orientierungssystems sowie den ersten Umsetzungsschritt haben wir bis Ende 2022 vom Land im Rahmen seines Programms „Inklusive Hochschulen“ aus Hochschulpaktmitteln insgesamt 200.000 Euro zweckgebunden zur Verfügung gestellt bekommen. Das heißt, die Uni gibt hier kein Geld aus, das sonst für Stellen bzw. Lehre und Forschung zur Verfügung stehen könnte.

Letzte Frage: Wie kann ich mich denn über den Fortschritt des Projekts informieren bzw. wo kann ich meine Fragen loswerden?
Wir haben alle wichtigen Informationen auf einer Website zusammengestellt. Dort gibt’s zum Beispiel eine Liste der neuen Gebäudebezeichnungen, da kann man sich schon einmal vorab informieren. Außerdem gibt’s einen FAQ-Bereich, der stetig erweitert wird, aber auch News rund um das Thema Leit- und Orientierungssystem sowie Ansprechpartner*innen. Die Seite ist unter: www.uni-erfurt.de/universitaet/aktuelles/meilensteine/leitsystem zu finden und wird regelmäßig ergänzt. Und natürlich steht auch das Dezernat 4: Gebäudemanagement für Fragen zur Verfügung.

Weitere Informationen / Kontakt:

Bernd Sauerbrey
Dezernatsleitung
(Dezernat 4: Gebäudemanagement)
Verwaltungsgebäude / Raum 0.11